Автоматизация складского учета (на примере ООО «Юнитойс»)

Дипломная работа
Содержание скрыть

Введение

складской учёт автоматизация

Развитие информационных технологий в настоящее время происходит очень динамично. Практически для любой области бизнеса, финансовой и хозяйственной деятельности имеется специальное программное обеспечение, автоматизирующее и упрощающее работу предприятий.

В современных условиях на больших предприятиях сотрудникам приходится иметь дело с большим количеством часто изменяющейся информации, которую просто невозможно обработать «вручную». На предприятиях, имеющих значительный оборот продукции, существует необходимость учёта и контроля большого объёма кадровой, финансовой, закупочно-сбытовой, производственной, маркетинговой и другой информации.

Актуальность темы данного дипломного проекта связана с необходимостью автоматизации процесса складского учета в многофилиальном предприятии, занимающемся розничной и оптовой торговлей.

Целью данного дипломного проекта является анализ системы учета товаров на складе ООО “Юнитойс”.

Для достижения поставленной цели необходимо решить перечисленные ниже задачи.

  • Выполнить анализ деятельности предприятия ООО «Юнитойс», в том числе управление складским учетом.
  • Рассмотреть систему «1С: Склад и логистика»

В данном дипломном проекте значительное внимание уделяется автоматизации складского учета, в частности, формированию заказа на поставку продукции. Так как от формирования заявки во многом зависит скорость, точность и качество выполнения заказа.

Объектом исследования является ООО «Юнитойс».

Предметом исследования является автоматизация процесса складского учета в ООО «Юнитойс».

Структура и объем дипломного проекта.

Диплом состоит из введения, трех глав, заключения, списка литературы и приложений.

Во введении обоснована актуальность выбранной темы, указана цель и задачи проекта, объект и предмет исследования, подчеркнута практическая значимость выбранной темы дипломного проекта.

В первой главе описывается функции и задачи склада, автоматизация складского учета.

Во второй главе приводится анализ деятельности предприятия ООО “Юнитойс” и уровень его автоматизации.

В третьей главе рассматривается автоматизации складского учета в ООО «Юнитойс».

Заключение дипломного проекта посвящено подведению итогов, изложены способы достижения цели и методы решения поставленных в дипломном проекте задач.

Глава 1. Складской учет

1.1 Общее описание складского учёта

Успешная работа предприятия складывается из суммарного воздействия различных факторов и грамотного выполнения ключевых функций. При этом стоит отметить, что правильный учет товара можно отнести к одному из основных условий стабильной работы компании.

88 стр., 43748 слов

Разработка автоматизированной системы складского учета

... на пользователя приложений. Целью данного дипломного проекта является разработка автоматизированной системы складского учета для ЗАО «Канцлер». Закрытое ... Основой задачей данной проектируемой системы является автоматизация складского учета. Оперативное управление хозяйственными процессами составляет от ... на все виды производимой продукции (работ, услуг) в соответствии с заключёнными договорами. ...

Это понятие используется для определения постоянного количественного и сортового учета, осуществляемого на складе. На складе без учета товаров, трудно обеспечить их сохранность. Для такого процесса используется карточка складского учета материалов, которая является утвержденной законодательством формой для фиксации движения на складе материалов отдельного вида, размера и сорта. Карточки заполняются на каждый номенклатурный номер материала, ведением занимается материально ответственное лицо, например, заведующий складом или кладовщик. С ним заключается, как правило, договор. В нем описываются виды работ, которые выполняет сотрудник, и степень ответственности в случае потери или повреждения продукции, хранящейся на складе.

Склады являются одним из важнейших элементов логистических систем. Этим объясняется наличие большого количества разнообразных видов складов. Движение материальных потоков через склад увеличивает стоимость товара, что связано с соответствующими затратами. Поэтому необходимо изучать проблемы и методы эффективной организации и функционирования складов для рационализации движения материальных потоков в логистической цепи и снижения издержек обращения.

На практике складами могут быть как открытые участки, где такое сырье, как уголь, руда или овощи, хранят в кучах; так и современные сооружения, обеспечивающие необходимые условия для хранения, например, замороженных продуктов.

распределительными

Склад — это любое место, где хранятся запасы материалов при прохождении через цепь поставок.

Склад — это здания, сооружения и разнообразные устройства, предназначенные для приемки, размещения и хранения, поступивших на них товаров, подготовки их к потреблению и отпуску потребителю. Склад должен рассматриваться как интегрированная составная часть цепи поставок, поскольку его характеристики напрямую влияют на эффективность транспортной и распределительной деятельности, определяют возможности управления запасами и др.

К основным функциям склада можно отнести следующие:

1. Создание необходимого ассортимента в соответствии с заказом потребителей

2. Складирование и хранение

3. Унитизация партий отгрузки и транспортировка грузов

4. Предоставление услуг

Цель складирования

  • надежное хранение материальных ресурсов в необходимых условиях и с минимальными повреждениями;
  • обеспечение высокого уровня обслуживания потребителей;
  • минимизация затрат при высоком качестве операций;
  • эффективный контроль за перемещением материалов;
  • быстрое выполнение складских операций;
  • возможность хранения всего ассортимента необходимых материалов;
  • обеспечение безопасных условий работы и др.

1.2 Ведение складского учета

Учет хозяйственных операций на складе, его порядок или правильность ведения зависят от многих факторов. Только при соблюдении всех этих факторов, складское хозяйство защищено от беспорядка в хранении товаров, недостач и хищений.

6 стр., 2910 слов

Владельцы СВХ и таможенных складов, как участники таможенно-правовых отношений

... статуса владельцев СВХ и таможенных складов. Предметом работы является деятельность владельцев СВХ и таможенных складов. Цель курсовой работы – исследовать правовой статус владельцев СВХ и таможенных складов. Задачи ... в таможенном праве с учетом специфики таможенных правоотношений. Особенности временного таможенного хранения устанавливаются гл. 25 ТК ТС «Временное хранение товаров»; главой ...

Порядок ведения складского учета на предприятии в значительной мере сказывается на успешности всего предприятия в целом.

Именно по этой причине каждый руководитель должен обращать пристальное внимание на все вопросы, связанные с функционированием этого важного подразделения любой фирмы, будь она производственной или коммерческой.

Офо рмление документации

Для ведения учета складских операций необходимо тщательно фиксировать движение продукции на складе. Большую помощь в этом оказывает первичная документация.

Кладовщик, отвечающий за сохранность материальных ценностей на складе, оперирует этой документацией и предоставляет ее в бухгалтерию для отчетности.

К первичной документации относятся все бумаги, сопровождающие товарные единицы при движении от поставщика на склад и со склада — к потребителю.

От поставщика товар поступает на склад с товаросопроводительными документами по всем правилам перевозок груза.

К тако го рода документам относятся:

  • накладные,
  • железнодорожные накладные,
  • счета,
  • товарно-транспортные накладные,
  • счета-фактуры.

Если товар был доставлен на автомобиле, выписывается товарно-транспортная накладная, состоящая из двух составных частей — транспортной и товарной. К поставке может прилагаться дополнительная документация.

При перевозках железнодорожными путями поставку сопровождает железнодорожная накладная. Иногда к ней прилагаются отмечаемые в накладной дополнительные описания заказанного товара, а также иные коммерческие документы.

Счета-фактуры выписываются в том случае, когда количество продукции небольшое. Может быть использован и счет, не отличающийся по содержанию от счета-фактуры. Поставщик выписывает счет как основание для выплаты за груз.

При учете на самом складе предприятия кладовщиком используется книга учета материалов, если движение товара происходит активно. Иногда заменой книге служат складские карты, заполняемые также кладовщиком, особенно когда склад крупный. Огромную роль в управлении склада играет подбор сотрудников, которые должны иметь соответствующую квалификацию. Большое значение имеет также и автоматизация рабочих процессов на складе.

Используя компьютерные программы, можно организовать правильный синтетический и аналитический учет склада.

Если складское хозяйство является автоматизированным, в этом случае предпочтение в ведении документации следует отдать машинограммам-ведомостям. Они используются в тех же целях, что и карты и книги. С их помощью управлять складским хозяйством можно более эффективно и оперативно.

По этим документам в бухгалтерии производят проверку всего оприходованного товара. Выдача продукции со склада не должна производиться, если перечень документов по ней не является полным, а ответственность за это несет заведующий складом.

При проверке бухгалтер обязан установить подлинность всей представленной ему документации, правильное заполнение отчета, соответствия в данных, содержащихся в отчете. Если выявляются ошибки, то бухгалтер вносит исправления и извещает об этом кладовщика, который расписывается в своем согласии.

28 стр., 13947 слов

Автоматизация складского учета

... складских операций. Есть много различных способов выполнения однотипных операций. В целом при функционировании склады выполняют разгрузка транспорта (корабль, состав поезда, автомобиль, самолет); приемка товаров (учет, ... и хранения; рассмотреть систему складирования как основу рентабельности работы склада; провести анализ программных продуктов, которые используются для автоматизации на складах; ...

Оборудование складов

Для оптимизации ведения учета товара на складе надо обращать особое внимание на оснащение складского хозяйства. То, чем склад оборудован, решающим образом сказывается на рациональности распределения товара и правильности его хранения.

В первую очередь правильное обустройство склада позволяет скрыть от ненужных глаз проведение приемки товара, его распаковку и документальное оформление. Потребителю представляются уже аккуратно выложенные товарные единицы.

Один из важнейших элементов хранения товара — температура, при которой производится сохранение материальных ценностей на складе. Разумный подбор оборудования порой решает очень многое в успешном развитии предпринимательской деятельности.

Большое значение имеет правильное оборудование зон погрузки и загрузки товара. Такого рода зоны представляют собой пространство- площадку, где и происходит выгрузка или загрузка из транспорта. Здесь производится и приемка товара, разбор сопроводительной документации.

Упорядочивание товара осуществляется зачастую за счет полочных стеллажей. Эти универсальные конструкции активно используются для хранения товара. Их можно выстроить в отдельные ряды секций, где распределяется товар разного сорта и вида.

При использовании стеллажей пространство склада используется рационально, каким бы образом оно ни было выстроено. Эта разновидность стеллажей используется, если товар на их полки выкладывается и снимается вручную.

Габариты товара обычно определяют, какие именно стеллажи выбрать для хранения. Существует много разновидностей стеллажей, на которых можно хранить разнокалиберный товар. Для крупных или длинных товарных единиц подходят консольные стеллажи. Существуют конструкции, приспособленные для сохранения и скоропортящейся продукции.

Не всегда обычные конструкции подходят для хранения продукции, если она является нестандартной. Однако на сегодняшний день разработчики оборудования для хранения такого товара создают стеллажи с дополнительными элементами или поддержками, подвесные стеллажи, чтобы товар негабаритный или нестандартный был на них размещен как можно более удобно.

При выборе складского оборудования необходимо учитывать такие элементы, как доступность и правильность распределение, что обеспечивает удобство товарного учета (возможность выстраивания секций, обустройство проходами для разгрузок и погрузок).

Такие важные элементы оборудования склада, как весы и другие измерительные приборы, должны быть хорошего качества и регулярно проверяться на точность.

Рациональное расположение складских помещений

Не всегда предприятие ограничивается наличием всего лишь одного склада. На промышленных предприятиях складов может быть несколько.

Внутри предприятия склады могут располагаться рядом и соединяться как можно более комфортно для обеспечения удобства ведения учета складского хозяйства.

Если на предприятии избыток продукции, логично будет завести несколько складских помещений. Важно, чтобы связь между ними осуществлялась органично и непрерывно для большего удобства ведения учета. Как вести учет на таком складе, должен решать глава складского хозяйства предприятия, но в подобных случаях целесообразно использовать специализированные складские программы.

3 стр., 1324 слов

Тушение пожаров в торговых предприятиях и складах товарно-материальных ценностей

... запоров и оконных металлических решеток. Организация тушения пожаров. При возникновении пожаров в магазинах во время их работы разведкой устанавливают опасность людям и при необходимости организуют их спасание и эвакуацию. Для тушения пожаров в торговых и складских помещениях магазинов ...

Как правило, приказом определяется нумерация складов и выделяется центральный склад, где хранится основная масса необходимой продукции или материалов.

Если цеховое производство требует немедленного доступа к некоторым необходимым материалам, в этом случае они не хранятся на центральном складе.

Для цехов оборудуются отдельные складские помещения, куда всегда есть доступ ко всему, что требуется для производства. Центральный склад обязан регулярно пополнять материальные запасы таких складских помещений, чтобы не было полного расходования запасов и не останавливалось производство.

Иногда возникает необходимость в обустройстве промежуточных складов, которые обозначаются как кладовые и также хранят материалы или продукцию. Заведуют ими кладовщики, которые осуществляют выдачу хранимых материальных ценностей.

Для получения ключа ЭЦП нужен сертификат, выдаваемый на основе письма владельца ключа. Ключи бывают открытыми и закрытыми.

Согласно действующему порядку, проверка подлинности электронной подписи осуществляется с помощью единого сервиса проверки с использованием средств информационной системы головного удостоверяющего центра.

Для ведения такого складского хозяйства естественно недостаточно одного человека. На каждый склад назначается ответственное лицо, над которыми стоит руководитель складского хозяйства. Все они подотчетны бухгалтерии и обязаны вести учет в рамках своего склада.

Итак, в успешном ведении складского хозяйства большую роль играют три главных фактора. Ведение документации должна подтверждать передвижение каждой товарной единицы. От достоверности отраженной в документах информации зависит рентабельность всего предприятия.

Оборудование склада должно быть подобрано и установлено таким образом, чтобы можно было правильно складировать товар, чтобы он не портился, легко извлекался и загружался, а также проверялся в ходе учета.

Если складское хозяйство состоит из нескольких складов, они должны взаимодействовать друг с другом, обеспечивая производству или реализации постоянный доступ к необходимым материалам и оборудованию.

1.3 Организация складского учета

Согласно распоряжению Министерства Финансов России, организация складских операций возлагается на материально-ответственное лицо.

Лет 15 — 20 назад практически все коммерческие организации ведение складских операций осуществляли вручную, так как далеко не все предприятия могли себе позволить использовать компьютерную технику.

Сегодня ситуация кардинально изменилась и ведение складского учёта осуществляется посредством специально разработанного программного обеспечения и полной автоматизации работы склада.

Складское помещение может использоваться в следующих целях:

  • для хранения товаров, подлежащих дальнейшей реализации;
  • для хранения готовой продукции;
  • для хранения рабочей одежды, инвентаря, ветоши, средств индивидуальной защиты и т.

д;

10 стр., 4901 слов

Автоматизация процесса обработки информации складского учета

... автоматизация данного процесса. Подобные мероприятия позволят выявить «скрытые» резервы бизнеса и получить дополнительную прибыль. 1.2 Взаимосвязи Склада с другими структурными подразделениями предприятия Товары после приемки поступают непосредственно на склад. ... и хода поставки товаров. Для организации эффективной работы складского комплекса важнейшее значение имеет выбор информационной системы, ...

  • для хранения запасных частей и комплектующих, задействованных в производственных и ремонтных процессах;
  • для ответственного хранения товарных и материальных ценностей.

Роль работников склада в организации складских операций

Ни один склад не будет эффективно работать без участия таких высококвалифицированных специалистов, как: заведующий складом, кладовщик (если склад принадлежит крупному предприятию, то кладовщиков может быть несколько) и конечно, деятельность склада немыслима без грузчиков и уборщиц.

На каждого работника склада возлагаются определённые обязанности, которые должны быть прописаны в учётной политике предприятия.

Требования, предъявляемые к заведующему складом Руководитель склада должен грамотно организовать работу всех сотрудников, находящихся в его подчинении. Он лично контролирует все движения по складу: приход товаров, расход товаров, внутреннее перемещение товаров.

На заведующего складом возлагается и материальная ответственность за сохранность доверенных ему товарных и материальных ценностей.

На такую должность могут претендовать специалисты, отвечающие следующим требованиям:

  • люди, имеющие среднее или высшее образование по специальностям, связанным с бухгалтерским учётом, финансами и экономикой;
  • люди, занимавшие ранее руководящие должности;
  • люди, имеющие определенный стаж работы на складе (при наличии соответствующего образования).

Требования, предъявляемые к кладовщику Кладовщик — работник склада, в обязанности которого входит организация складского учета материальных ценностей.

Ежедневно он выполняет следующие функции:

  • принимает поступившие на склад товарные и материальные ценности;
  • выполняет проверку их сопроводительной документации;
  • самостоятельно вносит данные о прибывшем товаре в складскую учётную документацию;
  • выдает товарные и материальные ценности;
  • выписывает расходные документы;
  • делает соответствующие отметки в складской учётной документации;
  • проводит переучёт имеющихся на складе товарных и материальных ценностей и т. д.

Согласно опыту компаний, предоставляющих услуги по обеспечению информационной безопасности, основная доля утечки данных происходит по вине сотрудников компании. Грамотный и профессиональный подход к обеспечению безопасности информации банков подразумевает слаженную работу всех отделений и беспрерывное функционирование финансовых систем.

Требования, предъявляемые к грузчикам и младшему обслуживающему персоналу Приём людей на должность грузчика склада производится при условии соответствия кандидата определенным требованиям.

В частности, грузчик должен: обладать хорошим здоровьем, быть физически развит, и должен уметь управлять специализированной техникой, которая обычно задействуется при поднятии и перемещении большого количества груза (погрузчики).

Дополнительное требование к кандидату на должность грузчика — отсутствие вредных привычек.

13 стр., 6004 слов

Исследование проблемы планировки складских зон

... предприятия ООО «Гардарика». Объектом исследования данной работы является деятельность предприятия ООО «Гардарика», связанная с планированием складских площадей. Предметом исследования является влияние различных факторов на изменение общей площади склада. Планировка складских помещений ...

Младший обслуживающий персонал должен содержать помещение склада в чистоте, делая регулярную сухую и влажную уборку, а также своевременно вывозить скопившийся мусор.

До кументальное оформление операций при организации складского учета ТМЦ

Работники склада должны заполнять первичную документацию при совершении любой хозяйственной операции, касающейся товарных и материальных ценностей.

Также в их обязанности входит составление регулярных отчётов, которые относятся к внутренней документации предприятия. Сроки и порядок их составления устанавливается непосредственно руководством компании, которой принадлежит склад.

Согласно действующему на территории России Федеральному законодательству, организация складского учета на предприятии должна происходить при соответствующем документальном оформлении каждой совершённой операции с ТМЦ.

К таким документам относятся:

  • акт формы МХ — 1 «О приёме — передаче ТМЦ на хранение»;
  • акт формы МХ — 3 «О возврате ТМЦ, которые были сданы на хранение»;
  • складское свидетельство;
  • складская квитанция;
  • доверенности М — 2, М — 2а, на основании которых можно получить товары со склада от имени любого предприятия;
  • приходный ордер М — 4 — документ, необходимый для учёта ТМЦ, прибывших от поставщиков;
  • акт приёмки ТМЦ М-7, где указываются все данные о поступившем на склад товаре;
  • лимитно-заборная карта М-8;
  • накладная — требование М-11. Используется для внутреннего учёта ТМЦ;
  • накладная М-15, заполняемая при отгрузке товарных и материальных ценностей сторонним организациям;
  • карточка учёта ТМЦ М-17, предназначенная для внутрискладского учёта материальных ценностей;
  • акт приходования ТМЦ М-35, заполняемый при демонтаже основных фондов и т. д.

Систему защиты информации образует комплекс определённых мер (законодательные, административные, аппаратно-программные, физические), которые будут направлены на устранение угрозы безопасности, Качественные системы информационной безопасности предприятия учитывают всевозможные объекты угроз, их источники, цели, способы овладения информацией, а также варианты и средства защиты.

На каждом складе, помимо первичной документации, должны вестись учётные регистры, в которые регулярно ответственные лица вносят соответствующие данные.

Ответственность за знание номенклатуры товарных и материальных ценностей, их сортов, видов, свойств и т. д., возлагается на кладовщика. Этот сотрудник склада должен знать складские программы, свободно ориентироваться в помещении и при первом требовании получателя выдать необходимое количество ТМЦ.

В конце каждого месяца заведующий складом должен подвести итоги его работы. Для этого он изучает отчёты кладовщиков и вносит сводные данные (точное количество принятых и отгруженных за отчётный период товаров) в книгу складского учёта.

После этого им собирается вся полученная и выписанная первичная документация и, вместе с заполненной заборной картой (в ней помимо данных о ТМЦ указывается информация относительно возвратной тары), передаётся сотрудникам бухгалтерии.

Ответствен но сть за д оп ущен ны е нар ушен и я п ри ор ган и зац ии складского учета

3 стр., 1328 слов

Планирование складских зон и определение площади склада

... переработки грузов на складе; провести расчёт общей площади склада методом расчёта отдельных складских зон предприятия ООО «Гардарика». Объектом исследования данной работы является деятельность предприятия ООО «Гардарика», связанная с планированием складских площадей. Предметом исследования является ...

В том случае, когда работниками склада нарушаются требования действующего законодательства, касающиеся документального учёта прихода или расхода товарных и материальных ценностей, ответственные лица подвергаются финансовым санкциям.

Последующие нарушения, произошедшие в течение одного отчётного года, могут повлечь за собой увеличение штрафных санкций, сумма которых может возрасти. Эти требования, к которым относится правильная организация учета складских операций, регламентированы статьёй 120 Налогового кодекса Российской Федерации.

Каждый руководитель давно работающего или только открытого ООО, коммерческого или государственного предприятия должен со всей ответственностью подходить к организации работы своего склада.

Это касается как сотрудничества с высококвалифицированными специалистами, так и современного технического оснащения складского помещения (компьютерной техникой, специализированной грузоподъёмной техникой и т. д.).

Регулярный контроль работы склада поможет исключить хищение товарных и материальных ценностей, утечки информации, что негативно сказывается на финансовом благополучии любого предприятия, независимо от формы его собственности.

1.4 Автоматизация складского учета

Работникам предприятия приходится выполнять большое количество действий по поиску сводной информации по предприятию в целом. Выполнение этой работы вручную требует значительного времени, введение автоматизации на производстве позволяет значительно повысить производительность труда и качество выпускаемой продукции, сократить долю рабочих, занятых в различных сферах производства.

Автоматизация

Автоматизация склада — процесс смены рутинного ручного труда на аппаратные и программные новшества.

Автоматизация торговли

Перед руководителями небольших торговых предприятий и производств все чаще встает вопрос, автоматизировать ли по примеру их более крупных коллег складской учет или вести его по старинке в журналах, тетрадках, таблицах Exсel.

До внедрения средств автоматизации замещение физического труда происходило посредством механизации основных и вспомогательных операций производственного процесса. Интеллектуальный труд долгое время оставался не механизированным (ручным).

В настоящее время операции физического и интеллектуального труда, поддающиеся формализации, становятся объектом механизации и автоматизации.

Автоматизация склада позволить значительно уменьшить время работы сотрудников и упростит процесс получения различной сводной информации.

Рассмотрим причины, заставляющие малый и средний бизнес пересматривать устоявшиеся складские процессы и переводить их на современные рельсы?

1. Человеческий фактор -этот фактор играет самую важную роль. Склад — это большое хозяйство, а человек непосредственно ведает приемом, размещением и отпуском товаров, только и знают где какой товар расположен, в каких количествах, что в резерве, а что залежалось, когда истекает срок хранения, не пропало ли, не испортилось ли чего и сколько осталось свободного места, но удержать в голове, ничего не напутать на бумаге или в электронной таблице, когда счет идет на несколько сотен, а то и тысяч наименований — задача практически невыполнимая.

5 стр., 2107 слов

Логистический процесс на складе

... бесперебойного и ритмичного обеспечения заказов потребителей. Целью данной курсовой работы является рассмотрение особенности склада, его организацию и проблемы функционирования складских помещений. Для достижения данной цели необходимо выполнить следующие ...

А если на складе занято несколько человек, то отследить все, что происходит без автоматизированной системы складского учета вообще невозможно.

Но замена сотрудников в данной связи только усугубит проблему. Им просто необходимо дать современный инструмент — программу складского учета, с помощью которой не только все обозначенные выше факторы будут сведены к минимуму, но и решится еще целый ряд проблем, связанных с функционированием склада.

2. Единая система учета

Прежде, чем выбирать специализированную программу складского учета, необходимо задуматься — а не стоит ли изначально внедрять складскую учетную систему, которая являлась бы частью единой управленческой программы, охватывающей деятельность всего предприятия?

Информация по современному автоматизированному складу должна быть вполне удобной, доступной всем сотрудникам.

3. Документооборот — это еще одна причина, побуждающая руководителей внедрять на своих складах автоматизированную систему учета. Аккуратное, грамотное и быстрое оформление складских, транспортных и прочих документов, их учет и своевременная передача в бухгалтерию предприятия — довольно сложная задача для сотрудников среднего звена, ответственных, помимо этого, за прием, размещение, сохранность и отпуск товаров.

Автоматизированная система складского учета, оснащенная такими новинками как:

  • кассовые POS -системы , намного повышающие эффективность работы кассовых узлов — обычно самых «узких» мест в торговом предприятии;
  • оборудование штрих -кодирования , принтеры и сканеры штрих- кода, автоматизирующие процессы учёта товародвижения;
  • торговые весы с принтером этикеток и возможностью объединения в сеть;
  • терминалы сбора данных
  • информационные киоски
  • торговые автоматы
  • электронные ценники

Они позволяют в считанные секунды принимать и отпускать товар, отмечая эти операции в обширных базах данных, содержащих тысячи наименований и распечатывая необходимые документы, не задерживая поставщиков и заказчиков.

Инвентаризация на складе с использованием этих средств становится достаточно быстрой — теперь ее можно проводить хоть каждую неделю, а не раз в год, как это делалось ранее. Инвентаризационные ведомости, акты, а также внутренние складские документы о перемещении посредством программы легко и безошибочно составляются любым сотрудником и не являются больше священной тайной бухгалтера.

4. Оптимизация пространства

Автоматизированный складской учет представляет собой не только внесение всех наименований и партий товара, сведений о них в некую базу данных, оснащенную удобным поиском и системой формирования документов. Он подразумевает реорганизацию всего складского пространства. Как правило, склады переходят на адресную систему хранения запасов.

Существует несколько разновидностей адресной системы хранения, на которых мы не будем здесь останавливаться. Главное же то, что все пространство склада необходимо разделить на определенные зоны — например, приемки, хранения, комплектации и отпуска товаров.

Зоны делят на участки:

  • оперативный,
  • резервный,
  • крупногабаритных
  • нестандартных грузов,
  • возвращенных товаров,
  • холодный и т. п.

На складе устанавливают оборудование — стеллажи, паллеты, стойки и т. п. ,размечаются на ячейки и нумеруются. Таким образом, из наименования зоны, участка, ряда, этажа и места возникает адрес ячейки, который заносится в систему и присваивается размещаемому на хранение товару или партии товаров.

После такой реорганизации, любой человек может найти нужный груз даже на огромном складе — то есть, скорость поиска комплектующих или набора заказа возрастает в разы. Кроме этого, кладовщик всегда четко знает, какие ячейки у него пусты и как оптимально расставить поступающие на хранение ценности, чтобы быстрооборачиваемый товар находился ближе к зоне отпуска, а некондиция размещалась на верхних этажах и не мешала движению.

Такая оптимизация позволяет в несколько раз увеличить как вместимость, так и пропускную способность склада, а также безболезненно пережить переезд. При этом ничего не теряется, не пылится бесхозно, не валяется под ногами.

5. Контроль

Итак, внедрив на складе своего предприятия автоматическую систему учета, руководитель может контролировать над:

  • товарными запасами,
  • оборотами,
  • остатками,
  • неликвидами,
  • сроками годности
  • и любыми другими параметрами,
  • каждым сотрудником, занятом на складе,
  • производительностью его труда,
  • скоростью обслуживания поставщиков и клиентов.

Благодаря автоматизации на складе, как бы он ни был велик и сколько бы наименований продукции не содержал, любой новичок, ознакомленный с принятой системой адресов, сможет быстро найти любую необходимую партию или единицу товара.

Таким образом сводится к нулю зависимость от конкретных сотрудников, прошлым становятся хищения, ошибки, пересортица, инвентаризация проводится так часто, как это необходимо — контроль над складом в любое время доступен руководителю. Документооборот также практически полностью автоматизируется.

Теперь руководителю не нужно довольствоваться отчетами бухгалтерии, базирующимися только на проведенных первичных документах. Оперативная информация в режиме реального времени, анализ данных по нескольким складам и предприятиям — мощный управленческий ресурс, который возможен только при автоматизированной системе складского учета, реализованной с помощью онлайн-программы.

Поэтому в настоящее время все более актуальным становится автоматизация видов деятельности людей путем создания специализированных информационных систем на базе электронной вычислительной техники.

Глава 2. Анализ деятельности ООО “Юнитойс ” и уровня его автоматизации

2.1 Характеристика предприятия и его деятельности

ООО «Юнитойс» один из крупнейших импортеров и дистрибьюторов детских игрушек в России. Компания была основана в 1996 году и зарекомендовала себя на самом высоком уровне с момента создания. В своей работе компания «Юнитойс» проводит активную взвешенную политику, направленную на поддержание высоко-конкурентного ассортиментного предложения, гибкой ценовой и кредитной политики, укрепление и развитие долгосрочных отношений с клиентами компании.

Цель компании — занять лидирующие позиции на рынке игрушек России.

Успех компании на рынке был достигнут благодаря ряду факторов:

  • привлекательным ценам,
  • неизменно отличному качеству продукции,
  • высокому уровню и индивидуальному подходу к обслуживанию клиентов,
  • постоянному наличию товаров на специально оборудованном складе компании,
  • четко выстроенной структуре распространения и активного продвижения торговых марок,

— постоянному расширению и развитию национальной сети сбыта. Работая для максимального удовлетворением потребностей клиентов, компания ведет свою работу по двум основным направлениям, ориентированным как на оптовых, так и на розничных клиентов.

Партнерами компания ООО «Юнитойс» на территории всей России являются крупнейшие специализированные сети магазинов товаров для детей, гипер и супермаркеты (Ашан, Дети, Твой дом) собственные специализированные магазины (Детский мир, Кораблик), а так же непрофильные разноформатные торговые точки(Седьмой континент, Метро).

Факторы повышения экономической эффективности производства вступают техническое и организационное развитие, внешнеэкономические, социальные и природные условия хозяйствования.

Основные функции, выполняемые на предприятии:

  • поиск клиентов;
  • заключение договоров;
  • закупка игрушек;
  • хранение игрушек на складе;
  • учетная деятельность (бухгалтерский учет, складской учет, налоговый учет, кадровый учет).

2.2 Организационная структура управления предприятием

Приведенная ниже схема на рисунке 1 отражает общую организационную структуру управления организации ООО «Юнитойс», с описанием аппарата управления и объекта управления. Схема носит целостный характер.

Рис. 1. Схема организационной структуры управления предприятием ООО «Юнитойс МСК»

Детальная характеристика основных обязанностей и видов деятельности по должностям.

Генеральный директор -, Финансовый директор-

  • обеспечение формирования объема денежных средств, достаточного для покрытия текущих потребностей;
  • оптимизация денежного оборота;
  • обеспечение эффективного использования вложенного капитала,
  • совершенствование расчётной политики предприятия,
  • максимизация прибыли при допустимом уровне риска,
  • обеспечение экономической стабильности компании.

Директор по развитию, Финансовый контролер, Экономист —

Главные должностные обязанности экономиста:

  • Финансовый анализ деятельности предприятия.
  • Расчет и контроль себестоимости товара.
  • Составление управленческой отчетности.
  • Учет ТМЦ и остатков на складах.
  • Экономическое планирование хозяйственной деятельности.
  • Учет кредиторской и дебиторской задолженности.
  • Работа с договорами и первичной документацией.
  • Взаимодействие с внешними и внутренними аудиторами.

Главный бухгалтер

Осуществляет контроль над материальными и денежными средствами предприятия. Руководит расходами, кассовыми и банковскими операциями. Распределяет денежные средства. Координирует работу сотрудников бухгалтерии и контролирует все вопросы решаемые бухгалтерией.

Координатор

Принимать участие в разработке укрупненных календарных планов проекта на фазах подготовки предложения, проведения переговоров и выполнения проекта, уделяя особое внимание требованиям к инженерно- техническим документам, спискам критических деталей, требованиям к оборудованию и т.д., чтобы гарантировать соответствие требованиям поставки. Отслеживать все затраты по проектам, чтобы удостовериться в соответствии этих затрат запланированным. Анализировать отклонения от бюджета и рекомендовать корректирующие действия. Собирать необходимую информацию и готовить оценку стоимости всех производственных операций до их завершения.

Отдела кадров

— Обеспечивает прием, размещение и расстановку молодых специалистов и молодых рабочих в соответствии с полученной в учебном заведении профессией и специальностью, совместно с руководителями подразделений организует проведение их стажировки и работы по адаптации к производственной деятельности.

  • Принимает участие в разработке кадровой политики и кадровой стратегии предприятия.
  • Организует проведение аттестации работников предприятия, ее методическое и информационное обеспечение.

— Организует своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами руководителя предприятия, учет личного состава, выдачу справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников, хранение и заполнение трудовых книжек и ведение установленной документации по кадрам, а также подготовку материалов для представления персонала к поощрениям и награждениям.

  • Организует табельный учет, составление и выполнение графиков отпусков.
  • Обеспечивает составление установленной отчетности по учету личного состава и работе с кадрами.

Юрист

Консультирует сотрудников по юридическим вопросам. Анализирует информацию для обнаружения фактов дела. Анализирует доказательства и факты. Анализирует юридические вопросы. Собирает доказательства и другую информацию для предоставления в суде. Участвует в судебных слушаниях. Определяет основания для судебного иска. Определяет весомость и достаточность доказательств для инициации судебного иска. Руководит сбором и подготовкой доказательств. Готовит проекты законов. Составляет договоры и соглашения. Участвует в слушаниях. Пишет юридические документы.

Бухгалтер, Программист

Разрабатывает на основе анализа математических моделей и алгоритмов решения экономических и других задач программы, обеспечивающие возможность выполнения алгоритма и соответственно поставленной задачи средствами вычислительной техники, проводит их тестирование и отладку. Определяет информацию, подлежащую обработке средствами вычислительной техники, ее объемы, структуру, макеты и схемы ввода, обработки, хранения и вывода, методы ее контроля. Выполняет работу по подготовке программ к отладке и проводит их отладку. Проводит корректировку разработанной программы на основе анализа выходных данных. Определяет возможность использования готовых программных продуктов. Разрабатывает и внедряет системы автоматической проверки правильности программ. Выполняет работу по унификации и типизации вычислительных процессов. Принимает участие в создании каталогов и картотек стандартных программ, в разработке форм документов в электронном виде, подлежащих компьютерной обработке, в проектировании программ, позволяющих расширить область применения вычислительной техники. Обеспечивает правильную техническую эксплуатацию, бесперебойную работу компьютеров и отдельных устройств.

Оператор — приём заявок на поставку продукции от клиентов и менеджеров предприятия. Своевременная выписка накладных и счетов-фактур, а также соответствующих сопроводительных документов. Систематизация, архивация и хранение отгруженных, верно оформленных и исправленных накладных и счетов-фактур согласно установленного порядка на предприятии.

Менеджер -, Заведующий складом, Кладовщик —

Грузчик — обеспечивает перемещение материальных ценностей на складе. Основные производственные операции этого сотрудника заключаются в следующем:

  • погрузка и разгрузка товаров;
  • переноска и укладка;
  • взвешивание и переупаковка (фасовка).

В ООО “Юнитойс” структура организации и должностные обязанности играют не мало важную роль. Так как компания большая и по структуре организации можно увидеть кто, кому подчиняется, а по должностной инструкции можно рассмотреть обязанности сотрудника. А программа “1C: Предприятие”, «1С-Логистика: Управление складом» в которой работает компания ООО «Юнитойс» помогает проследить, чтоб сотрудник ни сделал одну и ту же работу несколько раз.

2.3 Средство автоматизации, используемое в ООО «Юнитойс»

В ООО «Юнитойс» ведется автоматизированный бухгалтерский учет в системе «1С: Предприятие” и складской учет в системе «1С-Логистика: Управление складом».

«1С:Предприятие 8»

Для управления складскими операциями и создания для этих целей менеджера склада в ООО «Юнитойс»: предлагается использовать решение «1С-Логистика: Управление складом».

Рис.2 Логистика запасов и складская логика

«1С-Логистика: Управление складом» — программный продукт нового поколения, который позволяет автоматизировать управление технологическими процессами современного складского комплекса. Это совместный продукт фирмы «1С» и компании «AXELOT». Система ориентирована на предприятия, которые стремятся наилучшим образом управлять складскими операциями, оборудованием и персоналом.

«1С-Логистика: Управление складом» использует преимущества новой технологической платформы «1С: Предприятие 8.0», что позволяет в реальном времени осуществлять управление интенсивными складами (более 1000 заказов в сутки) с подключением большого количества радиотерминалов сбора данных.

«1С-Логистика: Управление складом» — это система автоматизированного принятия решений, «мозг» современного складского комплекса. Она позволяет существенно повысить эффективность его работы, а именно:

  • оптимизировать использование площади склада
  • сократить затраты на хранение товара на складе
  • сократить время проведения всех складских операций
  • сократить количество ошибочных складских операций
  • повысить точность учета товара
  • избежать потерь, связанных с ограниченным сроком реализации товара
  • уменьшить зависимость от «человеческого фактора»

Многочисленные успешные внедрения системы подтверждают, что она может эффективно использоваться на складе любого размера и типа — от небольшого магазина до крупного распределительного центра или склада готовой продукции крупного промышленного предприятия в самых разных отраслях.

Для автоматизации работы небольшого склада может применяться сравнительно недорогая «бумажная» технология работы. При внедрении системы в крупных складских комплексах, требующих управления ресурсами (работниками, оборудованием) в режиме реального времени, применяется технология штрихкодирования с использованием радио терминалов сбора данных.

Программа может использоваться на складе ответственного хранения (склады 3PL-операторов) — «1С-Логистика: Управление складом» позволяет вести учет операций и товара в разрезе его владельцев и рассчитывать стоимость оказанных услуг по различным критериям.