Основные направления оптимизации делопроизводства на транспорте

Дипломная работа

документооборот тарифный транспортный

Организация работы с документами — ключевая задача управления в любом учреждении: от офиса небольшого предприятия до федерального ведомства или кроной корпорации. Деятельность любого предприятия регулируется действующим законодательством, приказами и распоряжениями руководства, условиями заключаемых договоров, установленными правилами ведения тех или иных операций и так далее. Все эти «регуляторы» оформляются в виде документов — зафиксированных текстов, законов, приказов, договоров. Исходя из этого, можно сказать, что вся деятельность любого предприятия заключается в последовательном исполнении документов, а успех их исполнения определяет благополучие предприятия. Успех же исполнения документа во многом зависит от следующего:

Во-первых, от того, насколько ясно в нём изложена информация, включая её оформление и размещение. Поэтому существует целый ряд стандартных правил по подготовке, составлению, оформлению и изготовлению документации — или, говоря иначе, правил по документированию.

Во-вторых, необходимо обеспечить своевременность исполнения документа, то есть должна быть достигнута такая организация работ, при которой документ незамедлительно передавался бы исполнителю (или от исполнителя к исполнителю), а для самого исполнителя существовали бы стимулы к исполнению документа в срок. В России на протяжении нескольких веков и по сей день одним из таких стимулов считается контроль исполнения. Причём контроль возлагается на сотрудника, который непосредственно в исполнении документа участия не принимает и, более того, может абсолютно не разбираться в той области знаний или производства, которую затрагивает исполнение документа. Естественно, такой формальный контроль может преследовать только одну цель: отследить момент нарушения сроков исполнения документов. Документооборот и документирование и составляют понятие делопроизводства. Система делопроизводства предполагает, как уже отмечалось, наличие определённых норм. [1] До недавнего времени работа с документами осуществлялась преимущественно посредством перемещения бумажных документов и ведения множества бумажных или компьютерных регистрационных журналов и картотек.

Массовое появление персональных компьютеров в офисе и объединение их в сети создаёт принципиально новую технологическую среду для эффективного управления документооборотом. Необходимо отметить, что подходы к организации делопроизводства в России и на Западе в корне различаются. В России предполагается централизация обработки документов с целью осуществления единого контроля их прохождения и исполнения. Документы сначала докладываются в зависимости от степени важности вплоть до руководства организации, и при этом формируется соответствующее управленческое решение. Затем решение постепенно спускается по инстанциям — до конкретных исполнителей, всё более детализируясь. Наличие двух информационных потоков является уникальной особенностью российского делопроизводства и иллюстрирует сложившийся порядок, когда одни сотрудники работают с документами, а другие — контролируют ход исполнения документов по формальным признакам. Западный же подход к управлению характеризуется принципиально большей степенью децентрализации прав и ответственности. Это выражается в том, что должностные лица, отвечающие за решения тех или иных вопросов в организации, имеют все необходимые полномочия для работы с соответствующими документами.

5 стр., 2022 слов

Контроль исполнения документов в таможенных органах

... документа на контроль в верхнем правом углу документа в подразделении документационного обеспечения (ответственным за ведение делопроизводства) проставляется отметка о контроле. 3. Контроль исполнения документов обеспечивают: начальник (заместители начальника) таможенного органа; подразделение документационного обеспечения (ответственные за ведение делопроизводства), ...

Приходится признать, что российская модель делопроизводства порождает ряд проблем, главная из которых — противоречие между централизованным контролем работы с документами и, по сути, децентрализованным процессом собственно исполнения документов. В результате практически невозможно централизованно отследить движение документов в организации в реальном масштабе времени: ведь это требует огромных трудозатрат не только на ведение подробных журналов и картотек в каждом подразделении (даже если они ведутся с помощью компьютера), но и на оперативное централизованное сведение соответствующей информации. [19] Отсутствие действенной технологии управления документооборотом на предприятии приводит в конечном счёте к тому, что, как правило, в произвольный момент времени невозможно точно сказать, над какой документацией работает учреждение, какова история и текущее состояние того или иного вопроса, чем конкретно заняты исполнители. [2] Проблемы в делопроизводстве есть везде: документы создаются и регистрируются несвоевременно, некачественно, теряются, не исполняются, не контролируются и так далее. На решение этих проблем сотрудники вынуждены тратить своё рабочее время.

Сегодня совершенно недостаточно перенести отработанные стереотипы канцелярии и бумажного делопроизводства на современный документооборот. На первый план выдвигаются уже не технические учётно-контрольные функции, а целый ряд проблем электронного документооборота. Кроме того, в связи с ростом количества внешних партнёров (потенциальных заказчиков и поставщиков) у предприятий увеличивается объём переписки, резко возрастают потери времени на поиск нужного документа и данных о партнёрах, из-за частых командировок менеджеров и специалистов встаёт проблема взаимозаменяемости сотрудников на рабочем месте. [5] Поэтому, актуальность данной темы состоит в том, чтобы найти эффективные пути при обработке документооборота транспортных перевозок.

Актуальность данной темы состоит в том что, правильная система документооборота обеспечивает документирование всей деятельности предприятия и является технологической основой для обеспечения, принятия, исполнения и контроля управленческих решений. Любое повышение эффективности работы с документами немедленно сказывается на эффективности выполнения организацией своих функций, будь то улучшение обслуживания граждан государственным или муниципальным учреждением или повышение конкурентоспособности коммерческого предприятия.

3 стр., 1401 слов

Основы документооборота в таможенных органах

... анализ документооборота крайне важен для совершенствования работы управленческого аппарата. При этом, проводя анализ документооборота, в качестве объекта исследования можно рассматривать отдельный документ, ... рассмотрение документов службой делопроизводства должно проводиться в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время. 1.2. Реквизиты документов: ...

Целью дипломной работы на тему: «Основные направления оптимизации делопроизводства на транспорте» является — разработка мероприятий по совершенствованию оптимизации документооборота в рамках предприятия. Для этого необходимо решить следующие задачи:

1.Охарактеризовать систему документооборота в данной организации.

2.Дать оценку документального ведения транспортного обслуживания.

3.Определить мероприятия по улучшению обработки документации по перевозкам.

Объектом исследования являются данные документов ОАО «Вологдаэнерго». Предмет исследования — процесс документооборота, который является одним из главных факторов, обеспечивающий чёткость работы с партнёрами, слаженность работы сотрудников, точность исполнения документов.

1. ТЕОРЕТИЧЕСКОЕ ОБОСНОВАНИЕ ОПТИМИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОСТВА НА ТРАНСПОРТЕ

1.1 Роль и значение оптимизации делопроизводства

Делопроизводство — совокупность работ по документированию управленческой, производственной и иной деятельности учреждений, предприятий, организаций и обеспечение рационального использования документов в деловой практике. Документ — информация, созданная физическим или юридическим лицом любым способом на любом носителе, закрепляющая производственные и юридические отношения как вне, так и внутри предприятия. С момента создания фирмы вся ее деятельность отражается в оформляемых документах. Начиная с учредительного договора, устава, положения о руководящих кадрах, баланса, заканчивая выпиской из трудовой книжки, — все эти документы являются юридическими аргументами. Почти 90% документов юридического лица сохраняются постоянно, и лишь около 10% — сохраняются 5-10 лет. [18] В Российской Федерации в 1997 г. пересмотрены ранее существовавшие ГОСТы по делопроизводству и введен новый стандарт — ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Единые требования к оформлению документов обязательны как для государственных, так и для коммерческих предприятий с любой формой деятельности, при любом способе ведения делопроизводства — машинописном или электронном. Эти требования обеспечивают юридическую силу документов, качественное и своевременное их оформление, облегчают оперативный поиск при необходимости. [4]

Существуют следующие группы и виды документов:

  • директивные (внешние и внутренние): указы, постановления, иные

правовые акты, налоговые документы;

  • организационные: устав, учредительные документы, приказы и решения;
  • распорядительные: распоряжения, указания;
  • производственно-хозяйственные: планы работ, сметы, наряды, накладные, доверенности, договора;
  • корреспондентские: письма, факсы;
  • учетно-финансовые: планы, балансы, отчеты;
  • кадровые: резюме, приказы, карточки учета;
  • коллегиальные: протоколы технических советов, заседаний, собраний;
  • документы системы учета, хранения и использования;

-транспортные документы: путевые листы, командировочные удостоверения, служебное задание, авансовый отчёт, маршрутные карты, товарно-транспортные накладные, об эксплуатации и состоянии автотранспорта, о ремонте транспортных средств и другие. [13]

8 стр., 3986 слов

Унификация и стандартизация документов

... года. Огромное количество документов вызывает необходимость их стандартизации и унификации. Стандартизация - Стандартизация - это процесс установления и применения правил с целью упорядочения деятельности в данной области на пользу и при участии всех ...

Документы играют огромную роль в жизни общества. Их различают по значимости и характеру. Документы служат подтверждением факта, события, явления. Они могут иметь политическое, историческое, юридическое и экономическое значение. Документы могут служить источником информации для написания истории государства, республики, городов. Слово «документ» в переводе с латинского означает «свидетельство», «способ доказательства». Документ — материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом, для ее передачи во времени и пространстве. Документ — материальный носитель, содержащий информацию в зафиксированном виде. Любое управленческое решение всегда основывается на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. Информация тождественна понятием: «данные», «сведения», «показатели».

Законодательно закреплен следующий термин. Информация — это сведения о лицах, предметах, явлениях и процессах, не зависимых от формы их представления. Необходимость фиксировать информацию появилась у людей в глубокой древности. До нашего времени дошли документы, созданные на глиняных табличках, бересте, каменных стенах и т.д. Способы нанесения информации также были различны: рисунок, графика, письмо. [3]

В настоящее время в управленческой практике используются главным образом документы, созданные каким-либо образом письма: рукописным, машинописным, типографическим, компьютерным, а также с использованием графики, рисунка, фотографии, звука — и видеозаписи, и на специальном материале (бумаге, кино и фото пленке, магнитной ленте, диске и т.п.).

Документирование в аппарате управления может осуществляться на естественном языке (машинопись, рукопись, телеграмма, факсограмма и т.д.) и на искусственном языке с использованием соответствующего носителя (магнитные ленты, дискеты, диски и так далее).

На сегодняшний день в управленческой практике преобладающим способом документации является компьютерная печать. Однако ряд документов, например заявление, объяснительные записки создаются обычным рукописным способом. Изучение развития способом документирования и носителей информации занимается научная дисциплина — документоведение. [7]

Все официальные документы имеют общие и специальные функции.

Общие:

  • информационная, то есть документ создают для сохранения информации;
  • социальная — документ является социально значимым объектом, так как связан с определенной социальной потребностью;
  • коммуникативная — то есть документ выступает средством связи между организациями и другими общественными органами;
  • культурная — документ закрепляет и передает культурной традиции общества в частности в уровень научного и технического развития общества;
  • управленческая — документ является инструментом управления, поскольку специально создан для этой цели;
  • правовая — документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношения в обществе;
  • историческая — документ — источник исторических сведений о развитии общества после выполнения своих оперативных функции, чему помогает его поступление на хранение в архив. [20]

Деление документов на классы по наиболее общим признакам, сходствам, различиям:

  • по наименованию, то есть по названию документа;
  • по месту составления документы делятся на внутренние (созданные в данной организации и отражающие вопросы внутри нее) и внешние (поступающие в организацию или направляемые в другую организацию, другим лицам);
  • по количеству вопросов, включенных в текст, документы бывают: простые, в которых содержится и предлагается решение только одного вопроса;
  • сложные, в которых содержится несколько вопросов;
  • по форме документы могут быть индивидуальные (создаваемые в произвольной форме);
  • типовые (образец, по которому составляются тексты, аналогичные документам);
  • трафаретные (часть текста отпечатана заранее, а часть текста вписывается при составлении);
  • по средствам фиксации: рукописно печатные (рукописные, машинописные, изготовленные на множительных аппаратах и типографическим способом);
  • графические (чертежи, графики, схемы, рисунки и т.д.);
  • фотокино документы, запечатлённые путем фотографирования или киносъемки и звуковые фотодокументы, которые зафиксированы с помощью звукозаписывающих аппаратов;
  • по срокам хранения: постоянного (вечного), долговременного (свыше 10лет), временного (до 10лет);
  • по происхождению: служебные (затрагивающие интересы предприятия, отдела, группы работников), личные (касающиеся конкретного лица и являющиеся именными);
  • по назначению: подлинники, копии, выписки, дубликаты.

[8]

8 стр., 3859 слов

Специфика планирования складских помещений на предприятиях

... складского хозяйства и контроль за складскими операциями Организация складского хозяйства берет на себя функции, необходимые к исполнению, одного из элементов цепи, взаимосвязей между потребителем и производителем. Склады в жизни предприятия ... материалов. Различные виды отклонений фиксируются и оформляются в своих документах. Документы на выдачу товара сверх лимита, говорят нам об отклонениях, ...

Подлинники — документ, отредактированный соответствующим образом, оформленный и подписанный.

Копия — полное воспроизведение всех реквизитов подлинного документа.

Дубликат — вторично воспроизведённый документ, целиком, повторяющий подлинник, обычно дубликат выдают взамен утраченного подлинника.

Выписка — часть копии документа, нужная для работы;

  • по юридической силе: подлинные, которые выдаются уполномоченными работниками предприятия с соблюдением всех правил; подложные содержания или реквизиты, которых не существует в действительности.

Значения:

1.обеспечение их быстрого поиска в текущем делопроизводстве.

2.повышение оперативности работы документа.

1.2 Основные направления делопроизводства на транспорте

Деятельность учреждения, организации, предприятия отражается совокупностью документов определенным образом взаимосвязанных и взаимодействующих. Система документации — совокупность взаимосвязанных документов, применяемых в определенной деятельности.

В литературе и практической деятельности, прежде всего, выделяют функциональные и отраслевые системы документации.

Функциональные системы документации — это организационно-распорядительная, плановая, отчетно-статистическая, финансирование материально-технического снабжения и так далее.

Отраслевыми принято считать системы документации, отражающие деятельность органов отраслевого управления (министр, ведомство отраслевых управлений).

В развитие электронно-вычислительной техники и внедрения автоматизированных систем управления потребовалось приведение документов к единообразию как по форме, так и по последовательности расположения в них информации. С конца 60-х годов у нас в стране широко развернулась деятельность по разработке унифицированных систем документации, то есть систем документации, созданных по единым требованиям и правилам. Создание унифицированных систем документации — это одно из важнейших направлений автоматизации управленческих процессов. Унифицированные системы деятельности (УСД) — это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. Определение, назначение и состав системы документации устанавливаются ГОСТами. С 1 июля 1998 года в Российской Федерации был введен в действие ГОСТ Р 6.30-97, который внес существенные изменения в оформление управленческой документации в связи с компьютеризацией делопроизводства.

В 2003 году этот ГОСТ был незначительно изменен и получил название ГОСТ Р 6.30-2003. Под документооборотом принято понимать движение документов с момент их получения или создания до отправки или исполнения. Научная организация документооборота — залог успеха в управленческой деятельности. Ведь принятие и исполнение управленческих решений во многих случаях зависит от правильной организации документооборота. Чем короче путь движения документа, тем быстрее он дойдет до исполнителя.

Работа по совершенствованию документооборота начинается с изучения движения документов. Анализируется тот путь, который они проходят по инстанциям, чтобы, по возможности, его сократить. Устраняются причины, из-за которых происходит задержка документации, необоснованное ее согласование и визирование, дублирование операций. Для этого составляются специальные оперограммы, позволяющие наглядно представить путь движения документов через промежуточные инстанции, чтобы обосновать его целесообразность.

Особую важность при организации документооборота представляют правила оформления документов, которые разрабатываются непосредственно на предприятиях. Они регламентируют их движение с момента создания и до выхода в свет или до исполнения. Очень часто задержка документов происходит оттого, что их передают не по назначению: вначале они поступают к первому руководителю, затем его заместителю и лишь потом уже к непосредственному исполнителю. Эти задержки можно ликвидировать, установив точную регламентацию в должностных инструкциях и инструкциях по делопроизводству. Наибольший эффект достигается тогда, когда документ попадает сразу же к исполнителю или проходит по схеме руководитель — исполнитель. На практике предприятия разрабатывают перечни документов, где указываются должностные лица — исполнители. Делопроизводственные службы направляют документ тому руководителю, который принимает окончательное решение. Существенную роль в ускорении движения документной информации играют средства оргтехники, применяемые в управленческом труде. Так, при визировании документов и их согласовании используются копии, полученные с помощью множительной техники. Это позволяет одновременно согласовывать документ с несколькими должностными лицами и значительно экономить время. Немаловажное значение имеет также правильная организация приема и обработки документации. Все документы, поступающие на предприятия после их регистрации, передают исполнителям, которые отвечают за их сохранность. Эти документы необходимо хранить в специальных папках. В конце рабочего дня папки с документами закрывают в сейфах, шкафах или ящиках столов. Исполненные документы подшивают в папки и хранят в соответствующих отделах предприятия. Ответственность за них несут руководители этих отделов. За документы, находящиеся в канцелярии предприятия, отвечают секретари и делопроизводители, бланки хранят в закрытых шкафах. Штампы или простые печати хранятся у должностных лиц, которым предоставлено право пользования ими и которые отвечают за их сохранность. Ответственность за пользование гербовой печатью несет руководитель предприятия, он же отвечает за состояние делопроизводства, виновные подвергаются дисциплинарным взысканиям, а в отдельных случаях — могут нести ответственность в уголовном порядке.

Порученное задание является одной из функций управления. В контроле можно выделить контроль по существу решения вопроса и контроль над сроками исполнения задания.

Контроль по существу выполнения задания осуществляет руководитель или специально уполномоченные лица, контроль по существу — это оценка того, на сколько правильно, удачно и полно решен вопрос.

Контроль над сроками исполнения документов ведет секретарь или служба ДОУ. Контроль за сроками исполнения можно разделить на текущий и предупредительный. Сроки исполнения документов могут быть определены законодательством (для исполнения обращения граждан).

В документах, поступивших от вышестоящих организаций, и содержащих какое-либо поручение, срок обычно указан в самих документах. В распорядительных документах и решениях коллегиальных органов, срок исполнения указывается по каждому пункту. На документах, рассмотренных руководителем, срок их исполнения содержится в резолюции. Для документов, содержащих сложное задание, могут быть установлены длительные сроки исполнения (несколько месяцев, полгода, год).

В таком случае необходимо разделить поручение на этапы и контролировать выполнение задания поэтапно.

Форма контроля выбирается исходя из возможностей предприятия. Это может быть ручная характеристика, но в настоящее время всё чаще используется автоматическая система контроля исполнения документов.

На контролируемых документах необходимо проставлять штамп-контроль.

Документы снимаются с контроля и считаются исполненными при наличии подписи исполнителя, удостоверяющей, что задание или поручение выполнено.

Рис.1 Этапы движения поступающих документов

  • Движение документов, поступающих Генеральному директору.

¦ — Движение документов, поступающих руководителям. 0 —Движение нерегистрируемых документов.

Рис.2 Организация движения счетов-фактур на поставку транспортной услуги

2. ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ ОПТИМИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА НА ОАО «МРСК СЕВЕРО-ЗАПАДА» «ВОЛОГДАЭНЕРГО»

2.1 Общая характеристика ОАО «МРСК Северо-Запада» «Вологдаэнерго»

Приказ министра энергетики и электрификации СССР было предписано организовать Великоустюгские электрические сети в составе «Ярэнерго» вышел 26 июня 1968 года. До этой даты восточные районы Вологодской области входили в состав Вологодских электрических сетей. В Великом Устюге был организован район электрических сетей. В середине 1960-х начала формироваться магистральная сеть линий 110 кВ., в 1965 году строится переход через реку Сухону. Линию продолжают строить сначала до Усть-Алексеева на деревянных опорах. Затем, уже на бетонных опорах, строится линия 110 кВ в сторону Кичменгского городка и Никольска. Развитие сетевого хозяйства требовало создания новой производственной базы, на основе которой можно было бы продолжать электрификацию восточных районов. В 1968 году заместителем директора Великоустюгских электрических сетей назначается начальник великоустюгского мехотряда Вологодской мехколонны №19 Виталий Нелаев. В марте 1969 года в Великий Устюг из Рыбинска приезжает Владимир Углов, который становится первым директором Великоустюгских электрических сетей. В эти годы были построены сотни километров линий электропередачи. Массовое развитие на предприятии происходит в 1990-е годы. За счёт капитального ремонта и реконструкций великоустюгские энергетики обновляли по 5 % — это 250-300 км распределительных сетей в год. В эти годы происходит строительство подстанций Вострое, Полдарса, Дымково, Усть — Алексеево, Приводино. Только за 20 последних лет в Великоустюгских электрических сетях было построено пять ПС-110 кВ, и несколько ПС-35 кВ. В 1990-е годы в массовом порядке на подстанциях внедряется телемеханизация. На сегодняшний день Великоустюгские электрические сети обслуживают сетевое хозяйство четырёх крупных административных районов на востоке Вологодской области: Великоустюгского, Кичменгско — городецкого, Никольского и Нюксенского. 6300 километров линий электропередачи всех классов напряжения, 34 трансформаторные ПС 35-110 кВ, около полутора тысяч трансформаторных ПС 6-10/0,4 кВ. В производственном отделении работают более 370 человек.

Основными целями деятельности Общества являются:

  • получение Обществом прибыли;
  • осуществление эффективного и надёжного функционирования объектов распределительного электросетевого комплекса;
  • обеспечение устойчивого развития распределительного электросетевого комплекса;

-обеспечение надёжного и качественного энергоснабжения потребителей (в части поставки и передачи электроэнергии).

Отдельными видами деятельности, перечень которых определяется федеральными законами, Общество может заниматься только на основании специального разрешения (лицензии).

Право Общества осуществлять деятельность, на занятие которой необходимо получение лицензии, возникает с момента получения такой лицензии или в указанный в ней срок и прекращается по истечении срока её действия, если иное не установлено законом или иными правовыми актами.

На предприятии находится 134 единицы транспорта.

Таблица 1

Наименование показателей

Количество

ВУЭС (согласно нормативным требованиям)

Автомобили легковые служебные, шт.

12

12

Автомобили грузовые, шт. из них:

11

11

Автомобили грузовые, повышенной проходимости, шт.

5

5

Автомобили грузовые одноосные, шт.

3

3

Самосвалы, шт.

3

3

Спецтехника, шт. из них:

90

90

Автокраны грузоподъёмностью 6-20 т, шт.

6

6

Бурильно-крановые машины, шт.

16

16

Автогидроподъёмники, телескопические вышки, шт.

7

7

Электромеханические мастерские на базе автомобиля, шт.

0

Электролаборатории на базе автомобиля, шт.

1

1

Автомашины линейные, бригадные, сетевые повышенной проходимости, шт.

40

40

Автомашины линейные, бригадные, сетевые с 1 ведущей осью, шт.

2

2

Тягачи на гусеничном ходу (вездеходы), шт.

1

1

Бульдозеры, кусторезы,

корчеватели на гусеничном ходу, колёсные тракторы, гусеничные тракторы, шт.

11

11

Другие машины и механизмы на автомобильном и гусеничном ходу, шт.

6

6

Автобусы на 8-40 мест, шт.

3

3

Снегоходы, шт.

1

1

Специальные прицепы, полуприцепы и механизмы на прицепах — всего, шт. из них:

17

17

Прицеп — тяжеловоз (трейлер) грузоподъёмностью 20-40 т, шт.

3

3

Автоприцеп (прицеп тракторный) двухосный грузоподъёмностью до 5 т, шт.

12

12

Автоприцеп — роспуск одноосный грузоподъёмностью 1,5-3 т, шт.

0

Вагон — общежитие, шт.

1

1

Автоцистерна на автомобиле, шт.

1

1

Всего транспорта

134

134

2.2 Нормативно — правовое обеспечение при организации документооборота работы предприятия

Наиболее важными нормативно — правовыми документами регламентирующими деятельность предприятия являются: устав предприятия, правила рабочего порядка, распорядка дня, положения о службе механизации.

Открытое акционерное общество «Межрегиональная распределительная сетевая компания Северо — Запада» учреждено по решению учредителя (Распоряжение Председателя Правления ОАО РАО «ЕЭС России» от 9 декабря 2004 года №153) в соответствии с Гражданским Кодексом Российской Федерации, Федеральным законом «Об акционерных обществах», иными нормативными правовыми актами Российской Федерации. Общество в своей деятельности руководствуется Гражданским кодексом Российской Федерации, Федеральным законом «Об акционерных обществах», Федеральным законом «Об электроэнергетике», Федеральным законом «Об особенностях функционирования электроэнергетики в переходный период и о внесении изменений в некоторые законодательные акты Российской Федерации и признании утратившими силу некоторых законодательных актов Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона «Об электроэнергетике», иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и настоящим Уставом.

Полное фирменное наименование Общества — Открытое акционерное общество «Межрегиональная распределительная сетевая компания Северо — Запада». Сокращённое фирменное название Общества — ОАО «МРСК Северо — Запада». Общество создано без ограничения срока деятельности. Правовое положение Общества определяется гражданским кодексом Российской Федерации, Федеральным законом «Об акционерных обществах», иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также настоящим Уставом. Общество является юридическим лицом по законодательству Российской Федерации. Общество имеет в собственности обособленное имущество, учитываемое на его самостоятельном балансе, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, исполнять обязанности, быть истцом и ответчиком в суде. Общество вправе в установленном порядке открывать банковские счета на территории Российской Федерации и за её пределами. Общество несёт ответственность по своим обязательствам всем принадлежащим ему имуществом. Общество имеет круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место его нахождения. Общество вправе иметь штампы и бланки со своим фирменным наименованием, собственную эмблему, а также зарегистрированный в установленном порядке товарный знак и другие средства визуальной идентификации. [15]

В отделе механизации существует 20 журналов, в которых хранятся документы:

1.Приказы и распоряжения Минэнерго Российской Федерации, ОАО «МРСК Северо-Запада» и других вышестоящих организаций энергетики (копии).

2.Приказы и распоряжения филиала «Вологдаэнерго» по основной деятельности (копии).

3.Положение об отделе, должностные инструкций персоналу (копии).

4.Приказы по личному составу (о приёме на работу, увольнении, командировках, отпусках, повышении квалификации, награждении, премировании).

Выписки из штатного расписания(копии).

5.Переписка с вышестоящими и другими организациями по вопросам транспорта.

6.Приказы и распоряжения ВУЭС по основной деятельности (копии).

7.Выписка из номенклатуры дел.

8.Паспорта транспортных средств предприятия.

9.Документы (отчёты, сведения, справки), об эксплуатации и состоянии автотранспорта.

10.Документы о замене спидометров и замеров бензина.

11.Документы (акты, заявки, сведения и переписка) о ремонте транспортных средств.

12.Путевые листы и наряды на машины, автомобили и спецтехнику.

13.Документы (заявки, акты, сведения), о техническом обслуживании и ремонте транспортных средств.

14.Журнал инструктажа на рабочих местах.

15.Журнал учёта движения путевых листов.

16.Документы по обязательному автострахованию (копии страховых полисов).

17.Журналы периодических осмотров ГПМ и грузозахватных приспособлений.

18.Журнал регистрации инструктажей водителей ПО БДД и отъезжающих в дальние рейсы.

19.Акты предписания контролирующих организаций (Ростехнадзор, ДОБДД, Автодорожный надзор)

20.План работы с персоналом. Акты по дню техники безопасности. [6]

Приём на работу в ОАО «МРСК Северо — Запада», перевод на другую работу и увольнение Работников осуществляется в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации. Трудовые отношения между работником и работодателем возникают при заключении сторонами трудового договора. Трудовой договор заключается в письменной форме, в двух экземплярах, каждый из которых подписывается работником и работодателем. Один экземпляр трудового договора передаётся работнику, другой хранится у работодателя. При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу в Общество, предъявляет в кадровое подразделение следующие документы:

  • паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
  • трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
  • страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
  • документы воинского учёта — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
  • документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;
  • медицинское заключение о состоянии здоровья в соответствии с перечнем работ, утверждаемым работодателем, при выполнении которых обязательны предварительные и периодические медицинские осмотры в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации;
  • другие документы согласно требованиям действующего законодательства Российской Федерации.

В обществе устанавливается следующее время начала и окончания работы, перерыва для отдыха и питания:

  • начало работы: с 8.00 часов;
  • перерыв для отдыха и питания: с 12.00 до 12.48;

-окончание работы при 40-часовой неделе-17.00 часов, в пятницу-16.00 часов. По согласованию с непосредственным руководителем время предоставления обеденного перерыва работнику может быть изменено, при условии сохранения продолжительности рабочего дня. Продолжительность рабочего дня или смены, непосредственно предшествующих нерабочему праздничному дню, уменьшается на один час. Учёт рабочего времени ведётся ответственным работником подразделения общества на всех состоящих в штате данного подразделения работников. Табель учёта рабочего времени работников, утверждённый руководителем подразделения, представляется для визирования в кадровое подразделение. Затем табель передаётся в подразделение, на которое возложены функции по расчёту с персоналом, на последнее число каждого месяца включительно.

При возникновении между работниками и работодателем разногласий стороны стремятся к их конструктивному урегулированию, разрешению разногласий и трудовых споров путём непосредственных переговоров. Коллективные трудовые споры — неурегулированные разногласия между работниками и работодателем разрешаются в порядке, предусмотренном Трудовым Кодексом Российской Федерации и иными федеральными законами. [10]

2.3 Формирование и оптимизация делопроизводства на транспорте в отделе механизации ОАО «Вологдаэнерго»

Служба механизации и автотранспорта является структурным подразделением производственного отделения «Великоустюгские электрические сети» (ПО «ВУЭС») и подчиняется непосредственно заместителю директора. Служба механизации создаётся и ликвидируется приказом директора филиала ОАО «МРСК Северо — Запада» «Вологдаэнерго». Служба механизации в своей деятельности руководствуется следующими основными документами:

  • действующим законодательством и другими нормативными актами, действующими на территории РФ, Уставом ОАО «МРСК Северо — Запада» «Вологдаэнерго», решениями собрания акционеров, совета директоров, приказами и распоряжениями ОАО «МРСК Северо- Запада», филиала ОАО «МРСК Северо- Запада» «Вологдаэнерго» и ПО «ВУЭС»;
  • Положением о СУОТ в ПО «ВУЭС» филиала ОАО «МРСК Северо- Запада» «Вологдаэнерго»;
  • типовыми инструкциями;
  • правилами внутреннего трудового распорядка и распорядительной документацией, издаваемой ПО «ВУЭС»;
  • правилами ПДД, ПТБ, ПТЭ, Ростехнадзора, ППБ;
  • нормативными документами по охране труда;
  • правилами пожарной безопасности для энергетических предприятий;
  • правилами работы с персоналом в организации электроэнергетики РФ;
  • настоящим положением и местными производственными и должностными инструкциями;
  • коллективным договором филиала ОАО «МРСК Северо — Запада» «Вологдаэнерго». В состав службы механизации входит:
  • начальник
  • мастер участка
  • мастер участка
  • техник 2 категории
  • техник 2 категории
  • рабочие службы механизации согласно штатному расписанию.

Организационная структура и численность персонала службы механизации утверждается штатным расписанием ПО «ВУЭС». Персонал службы осуществляет свою деятельность в соответствии с должностными инструкциями, утверждёнными директором ПО «ВУЭС» и настоящим положением.

Для выполнения функций и реализации прав, предусмотренных настоящим Положением службы механизации, взаимодействует со следующими подразделениями:

Таблица 2

Подразделение

Служба механизации получает

Служба механизации предоставляет

Экономический отдел

1.График работы ПО «ВУЭС».

2.Коллективный договор.

3.Утверждённые руководством Филиала ОАО «МРСК Северо — Запада» «Вологдаэнерго» экономические планы.

1.Предложения по расходу средств на содержание и эксплуатацию при перспективном и текущем планировании.

2.Заявки на финансирование горюче — смазочных материалов, текущего и капитального ремонта.

3. Предложения по изменению штатного расписания. Предложения по начислению премии водительского состава предприятия, персонала службы механизации, мастеров и техников РЭС,

4.Фактические показатели для расчёта нормативной численности.

5.Табель учёта рабочего времени.

Отдел бухгалтерского учёта и отчётности

1.Справки о доходах.

2.Своевременно оплачивает командировочные и хозяйственные расходы.

3.Расчётны листки по начисленной заработной плате.

4.Данные по бухгалтерскому учёту, необходимые при составлении отчётности.

1.Необходимые для бухгалтерского учёта и контроля первичные документы.

2.Оформленные заявки с поставщиками и подрядчиками.

3.Заявки на выдачу денежных средств (горюче-смазочные материалы, командировки, переправы и т.п.).

4.Транспортные услуги по доставке денежной наличности и банковских документов из банка, отчётов и деклараций налоговой службы.

Группа кадров

1.Копии приказов по личному составу, направлении на учёбу, семинары работников.

2.Копии утверждённых графиков отпусков.

3.Сведения о нарушениях трудовой и производственной дисциплины для принятия мер воспитательного характера.

4.Копии приказов о наложении дисциплинарного взыскания.

5.Другие документы, материалы необходимые для составления информации, отчётов.

6.Справки о трудовом стаже работы по требованию.

7.Копии трудовых книжек по запросу.

8.Руководящие и нормативные документы вышестоящих организаций по ГО и ЧС.

9.График обучения персонала ГО и ЧС.

10.Заявки на предоставление автотранспорта.

1.Необходимые данные по кадрам и социальным вопросам.

2.Табеля учёта рабочего времени за текущий месяц в установленный срок.

3.Листы нетрудоспособности.

4.Предложения о повышении квалификации специалистов, поощрении, наказании.

5.Проект графика отпусков, предложения о назначении исполняющих обязанности, переносе очередных отпусков.

6.Материалы для проведения аттестации специалистов.

7.Заявки на подбор специалистов.

8.Акты расследования по ЧС.

9.Отчёты по обучению ГО и ЧС.

10.Сведения необходимые для сводных и годовых отчётов по ГО и ЧС, учёту и бронированию работников.

11.Предоставление автотранспорта по заявке.

Юрисконсульт

1.Копии оформленных договоров в установленный срок.

1.Необходимые документы для составления договоров и контроль их исполнения.

2.Сообщения обо всех случаях правонарушений, связанных с имуществом и деятельностью общества.

Группа документационного обеспечения

1.Входящую служебную корреспонденцию с визой руководства «для исполнения».

2.Копии внутренних организационно-распорядительных документов и вышестоящих организаций с учётом рассылки поручений руководства.

3.Выписку из номенклатуры дел для отдела (службы).

1.Исполнительную документацию для регистрации и отправки.

2.Письма, поручения, приказы, распоряжения руководства предприятия и другую документацию, касающуюся деятельности службы механизации.

Хозяйственный отдел

1.Необходимую мебель, инвентарь, канцелярские принадлежности.

2.Бланки, инструкции, формы и другую документацию, необходимую для работы.

3.Сведения о выделении мест в гостинице.

4.Ремонт зданий, цехов.

1.Заявки на необходимую мебель, инвентарь, канцелярские принадлежности и другое.

2.Заявки на ремонт инвентаря.

3.Заявки по печатанию в типографиях бланков, инструкций, форм и другой документации.

4.Завки на обеспечение жильём для командированных в службу.

Отдел материально-технического обеспечения

1.На материалы и инструменты, спецодежду и горюче-смазочных материалов согласно заявок.

2.Сведения о сдаче чёрных и цветных металлов согласно годового плана.

3.Проверка знаний персонала ОМТО по ГГТН.

1.Годовые, квартальные и месячные заявки на материалы и инструменты, спецодежду и горюче — смазочные материалы.

2.Автотранспорт и механизмы для погрузочно-разгрузочных работ.

3.Людей для погрузочно-разгрузочных работ.

Служба релейной защиты и автоматики

1.Информацию о новых средствах измерений.

2.Устройства и приборы после освидетельствования.

1.Устройства и приборы для освидетельствования.

2.Заявки на ремонт и проверку средств измерения.

Служба учёта электроэнергии (СУЭ)

1.Заявки на обеспечение автотранспортом для выполнения производственных задач.

2.Выполнение и соблюдение водителями и персоналом СУЭ правил по охране труда на автотранспорте.

1.Автотранспортную технику по заявкам.

2.Совместно с водителем СУЭ ТО и ремонт автомобиля УАЗ(1ед.), закреплённой за СУЭ.

3.Обеспечение горюче-смазочных материалов.

4.Организация прохождения автомобилем техосмотров в ГИБДД.

5.Своевременная замена полисов ОСАГО.

6.Проведение целевых, предрейсовых, периодических и внеочередных инструктажей по ОТ на автотранспорте с водителями СУЭ.

7.Выпуск транспорта на линию.

Производственно-технический отдел

1.Заявки на выделение автотранспорта для служебных поездок.

2.Заявки на выделение спецтехники на выполнение плановых работ.

1.Предложения о включении в приказ по предприятию, мероприятий, касающихся деятельности службы.

2.Материалы для составления годового отчёта.

3.Предложения по подготовке подвижного состава службы и РЭС к прохождению осеннее -зимнего максимума и весеннего паводка.

4.Заявки на приобретение и получение в техбиблиотеке необходимой литературы.

5.Заявки на рацпредложения и их внедрение.

6.Заявки на получение дел из архива.

Группа производственного контроля и охраны труда

1.Приказы, инструкции, другие нормативные документы и информационные материалы вышестоящих организаций в области надёжности ТБ и производственной санитарии.

2.Утверждённый годовой план мероприятий по усилению противоаварийной работы.

3.Информацию о всех замеченных случаях несоответствия подвижного состава правилам ПДД, ПТБ, ПТЭ, Ростехнадзора.

4.Акты по расследуемым авариям и ДТП.

5.Информацию по составлению мероприятий по аварийности, травматизма, охране труда.

6.График участия работников службы в комплексных проверках в дни ТБ на предприятии.

7.Предложения о выделении персонала службы для участия в расследовании ДТП.

1.Проекты годовых планов и предложений по ликвидации узких мест и отступлений от ПТБ, ППБ, ПТЭ, Ростехнадзора, усилению противоаварийной работы.

2.Заключения по актам ДТП.

3.Сведения о выполнении приказов, директивных материалов и предписаний органов Ростехнадзора.

4.Акты проверки рабочих мест и участия в днях ТБ.

Служба СДТУ

1.Средства связи.

2.Обслуживание и ремонт средств связи.

3.Заявки на выделение транспорта и заявки на изготовление металлоконструкций.

1.Транспорт для перевозки персонала грузов по заявке службы СДТУ.

2.Услуги на изготовление металлоконструкций из материала службы СДТУ.

Служба подстанций

1.Плановую месячную заявку на выделение автотранспорта и ГПМ — не позднее 1 числа данного месяца. Подтверждение или отказ от заявленной техники — не позднее чем за 1 сутки.

2.Заявки на перевозку крупногабаритных грузов за 1 месяц до выполнения работ.

3.Заявки на изготовление металлоконструкций из материала СПС.

4.Услуги по обслуживанию и ремонту электроустановок и электросети.

1.Услуги по обслуживанию и ремонту транспорта, закреплённого за СПС. Контролирует работу водителей СПС на линии и во время ремонта автомобилей.

2.Транспорт для перевозки грузов СПС в том числе и на аварийные работы в неурочное время.

3.Услуги на изготовление металлоконструкций из материала СПС.

4.Заявки на ремонт электросети и электроустановок.

1.Сведения о работе подвижного состава структурных единиц (РЭС).

2.Проекты (планы) ремонта техники, агрегатов и составных частей.

3.Заявки на оказание технической помощи, капремонта техники.

4.Предложения о развитии и реконструкций подвижного состава.

5.Сведения о ДТП.

6.Сведения о наличии подвижного состава на начало года.

7.Служба механизации получает от всех подразделений ПО «ВУЭС» заявки на выделение подвижного состава и по мере возможности обеспечивает эти заявки.

1.Перечень мероприятий по развитию транспортного парка.

2.Типовые инструкции и техдокументацию ремонту и ТО подвижного состава.

3.Акты, технические отчёты о проведённых ревизиях.

4.Сведения о технике.

5.Сведения о распределении нарядов на капремонт техники, агрегатов.

В отделе механизации работают 2 диспетчера. Один выписывает путевые листы по разнарядке, выдаёт их водителю, проверяя при этом удостоверения на право вождения автомобилем и результаты предрейсового медосмотра; инструктирует водителя об условиях заданий и особенностях маршрута, а также контролирует своевременность выхода подвижного состава на линию; ведёт журнал заявок, принимает заявки от служб и РЭС, записывает их в журнал, контролирует их выполнение; принимает от водителей путевые листы и другие документы, проверяет правильность их оформления, а также выполнение водителями сменного задания, выясняет причины его невыполнения; ведёт учёт путевых листов от РЭС; таксирует путевые листы, разносит в карточки, затем в сводную ведомость; составляет ежемесячные отчёты по горюче-смазочным материалам; ведёт учёт подвижного состава службы; ведёт учёт работы подвижного состава ПО «ВУЭС» и предоставляет ежемесячные отчёты в бухгалтерию с распределением затрат по шифрам; получает деньги на горюче-смазочные материалы, ведёт учёт о расходе и использовании их, отчитывается перед бухгалтерией; составляет отчёты по всем формам; ведёт еженедельный учёт расхода и остатков горюче-смазочных материалов. Второй составляет документы, письма для внутренней и внешней переписке по транспорту ВУЭС; ведёт учёт подвижного состава и складской учёт службы механизации; получение и приход материалов и запасных частей на склад службы механизации; списание запасных частей и материалов со склада с составлением соответствующей документации (дефектовочный акт, накладные, акт на списание, акт на выполненные работы); подаёт заявки и ведёт учёт в сфере страхования подвижного состава; составляет ежемесячные отчёты материально-ответственного лица по горюче-смазочным материалам; получение и выдача материалов со склада горюче-смазочных материалов с составлением необходимой отчётности; составляет заявки на смазочные материалы и топливо; ведёт табель учёта рабочего времени работников службы механизации.

Путевой лист легкового автомобиля обязателен к применению в процессе организации перевозок, при планировании, управлении и учете перевозок грузов или пассажиров автомобильным транспортом и оформляется в соответствии с «Инструкцией о порядке расчетов за перевозки автомобильным транспортом» (30 ноября 1983 г. с изменениями и дополнениями Госкомстата России от 28.11.97 г.).

В соответствии с Постановлением Госкомстата России от 28.11.97 г. № 78, к первичным документам по учету работ в грузовом и легковом автомобильном транспорте относятся: путевой лист легкового автомобиля (форма №3), путевой лист грузового автомобиля (форма №4-с или №4-п), Журнал учета движения путевых листов (форма №8) и Товарно-транспортная накладная (форма №1-Т).

При работе на легковом автотранспорте штатный водитель должен иметь следующие документы:

  • водительское удостоверение соответствующей категории или временное разрешение;
  • регистрационные документы на транспортное средство и на прицеп, если таковой используется;
  • путевой лист по форме №3;
  • товарно-транспортную накладную (форма №1-Т) на перевозимый груз;
  • при перевозке крупногабаритных, тяжеловесных и опасных грузов — специальное разрешение.

Ответственность за правильное заполнение путевого листа несут руководители предприятий, организаций, учреждений, а также лица, отвечающие за эксплуатацию легковых автомобилей и участвующие в заполнении документа. Участие водителя в заполнении бланка путевого листа не допускается, за исключением подписей, удостоверяющих прием (при выезде) и сдачу (при возвращении) автомобиля.

До выдачи путевого листа водителю диспетчер или уполномоченное на то лицо заполняет бланк формы №3, где указывает: дату его выдачи (число, месяц, год), которая должна соответствовать дате регистрации в журнале учета путевых листов; в строке «Режим работы» записывает код или наименование режима работы (будние дни, командировка, суммированный учет рабочего времени, ежедневный учет рабочего времени, работа в выходной или праздничный день, работа по графику или вне графика и так далее), в соответствии с которым производится начисление заработной платы водителю; в строке «Автомобиль» указывает марку, госномер и тип автомобиля, а также его гаражный номер. В случае использования прицепов или полуприцепов, их марки, гаражные и госномера записываются в строку «Прицепы». Строка «Сопровождающее лица» должна содержать фамилии и инициалы лиц, сопровождающих автомобиль в рамках задания. В разделе «Работа водителя и автомобиля» в графе 2 записывается время (часы и минуты) выезда и возвращения автомобиля по графику. В графе 15 «В чье распоряжение» раздела «Задание водителю» на основании заявки или разового заказа записывается наименование заказчика. Графа 16 «Время прибытия» должна отражать время (в часах и минутах) прибытия автомобиля к заказчику согласно его заявке, разовому заказу или графику работы автомобиля по условиям договора. На лицевой стороне бланк путевого листа содержит строку «Выдать горючее» — в ней необходимо прописью указать количество горючего, необходимое к выдаче для выполнения задания с учетом остатка горючего предыдущего дня работы. Правильное оформление путевого листа и наличие у водителя водительского удостоверения заверяет диспетчер или уполномоченное лицо своей подписью в строке «Подпись диспетчера».Далее до выезда из гаража заправщик (техник по ГСМ, уполномоченное лицо) в разделе «Движение горючего» в графах 6, 8 и в соответствующих строках записывает количество выданного горючего, а также серии и номера выданных талонов на горючее и заверяет эти записи своей подписью. На лицевой стороне унифицированная форма №3 предполагает отметку медицинского работника, который в ходе предрейсового медосмотра подписью удостоверяет состояние здоровья водителя и возможность допуска его к управлению автомобилем. В разделе путевого листа «Работа водителя и автомобиля» в графе 4 «Показания спидометра» механик контрольно-пропускного пункта (КПП) или отдела технического контроля (ОТК) записывает показание спидометра при выезде автомобиля на линию, а в графе 5 «Время фактическое» проставляет фактическое время выезда автомобиля из гаража (число, месяц, часы, минуты); в разделе «Движение горючего» в графу 9 «Остаток при выезде» он вносит количество горючего, находящегося в баках автомобиля при выезде, и правильность всех сделанных записей заверяет подписью в этой графе. В строке «Подпись механика» механик КПП или ОТК должен удостоверить своей подписью передачу автомобиля водителю в технически исправном состоянии и разрешение на выезд из гаража, а в строке «Подпись водителя» — водитель должен расписаться о принятии автомобиля в технически исправном состоянии и получении задания на работу. Заполнение путевого листа на линии производится в следующей последовательности: в графе 19 «Время прибытия» проставляется время (часы и минуты) предъявления шофером путевого листа заказчику; в графе «Заказчик» заказчик расписывается и ставит печать, подтверждая правильность заполненных им реквизитов путевого листа; в графе 21 «При прибытии» и 22 «При убытии» заказчик проставляет соответственно значения показаний спидометров при прибытии и убытии. В строках «Особые отметки» на лицевой стороне записываются сведения, не предусмотренные формой путевого листа (отметки заказчиков при отказе, различных дорожных служб и тому подобное).

По возвращении автомобиля в гараж оформление путевого листа производится в следующей последовательности: в разделе «Работа водителя и автомобиля» в графе 2 механик КПП или ОТК записывает фактическое время возвращения автомобиля в гараж (число, месяц, часы, минуты) и заполняет графу 4 «Показания спидометра»; заполняет графу 10 «Остаток при возвращении» в разделе «Движение горючего» и расписывается под ней. В разделе «Движение горючего» заправщик, техник по ГСМ или уполномоченное на то лицо при сдаче водителем талонов на ГСМ заполняет графу 11 «Сдано» и расписывается под ней. В строке «Сдал» водитель подписью подтверждает сдачу автомобиля механику КПП или ОТК в технически исправном (неисправном) состоянии. Механик КПП или ОТК в строке «Принял» подписью удостоверяет правильность заполнения граф 5 и 6 строки «Возвращение в гараж» раздела «Работа водителя и автомобиля» и прием автомобиля от водителя в технически исправном (неисправном) состоянии. После сдачи водителем путевого листа диспетчер или другое уполномоченное на то лицо расписывается в строке «Принял диспетчер» и регистрирует путевой лист в соответствующем журнале (форма №8).