Унификация и стандартизация документов

Реферат

Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Стандартизация документов — это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Установлены следующие категории стандартов: государственные стандарты (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ), республиканские стандарты (РСТ).

Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышение качества, снижения трудоемкости их обработки, дотсяжения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

Работа по унификации включает:

  • Разработку унифицированной системы документоведения (УСД), которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;
  • Внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в рамках республиканских и отраслевых УСД;
  • Ведение УСД и Отраслевого классификатора технико-экономической документации (ОКТЭИ) с целью поддержания достоверности информации и ее дальнейшего развития;
  • Разработку комплексов отраслевых унифицироованнвых форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;

— Разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли. Организационное и методическое руководство унификацией и стандартизацией документов, координацию соответствующих работ и контроль осуществляет головная организация по координации внедрения и ведения УСД и ОКТЭИ в республике. На отраслевом уровне эту работу проводит головная организация по внедрению и ведению УСД и ОКТЭИ в отрасли.

Значение унификации документов возрастает в связи со все более широким внедрением в практику управления электронно-вычислительной техники и созданных на ее основе автоматизированных систем управления. Разработанная ВНИИДАД унифицированная система организационно-распорядительной документации пригодна как для использования в автоматизированных системах управления, так и при обработке обычными, традиционными методами в учреждениях страны. В УСОРД входят комплекс государственных стандартов на организационно-распорядительную документацию, унифицированные формы документов, а также инструктивно-методические материалы по применению этих форм.

33 стр., 16246 слов

Нормативная база и состав унифицированной системы внешнеторговой документации

... работа состоит из трёх глав. В первой главе «Нормативное регулирование системы внешнеторговой документации» раскрываются такие понятия как унификация документов, системы внешнеторговой документации, определяются источники государственного регулирования унифицированной системы внешнеторговой документации. ... периодике по теме курсовой работы в последнее время ... только в форме: количественных ограничений ...

Технический прогресс обуславливает новые требования к составлению официальной документации.

Система ДОУ включает три взаимосвязанных составных частей: подготовка управленческих документов, технология работы с документами, систематизация документов в течение календарного года и организация их архивного хранения. При решении каждой из названных проблем специалисты-практики должны руководствоваться действующими нормативно-методическими документами в области делопроизводства, утвержденными Государственным комитетом РФ по стандартизации и Федеральной архивной службой России.

Нормативно-методическая база делопроизводства — это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, которые регламентируют технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения и работу службы делопроизводства.

Основные требования к оформлению организационно-распорядительных документов изложены в ГОСТ Р. 6.30-97, утвержденном Постановлением Госстандарта России от 31 июля 1997 года.

Огромное количество документов вызывает необходимость их стандартизации и унификации.

Стандартизация —

Стандартизация — это процесс установления и применения правил с целью упорядочения деятельности в данной области на пользу и при участии всех заинтересованных сторон, в частности для достижения всеобщей оптимальной экономии с соблюдением функциональных условий и требований безопасности. Стандартизация основывается на результате науки, техники и практического опыта.

В области делопроизводства суть стандартизации заключается в возведении в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного и применения.

Стандартизация, в соответствии с законом Российской Федерации «О стандартизации», принятым 10 июня 1993 г., — это деятельность по установлению норм, правил и характеристик в целях обеспечения:

  • безопасности продукции, работ и услуг для окружающей среды, жизни, здоровья и имущества;
  • технической и информационной совместимости, а также взаимозаменяемости продукции;
  • качества продукции, работ и услуг в соответствии с уровнем развития науки, техники и технологии;
  • единства измерений;
  • экономии всех видов ресурсов;
  • безопасности хозяйственных объектов с учетом риска возникновения природных и техногенных катастроф и других чрезвычайных ситуаций;
  • обороноспособности и мобилизационной готовности страны.

К нормативным документам по стандартизации, действующим на территории нашей страны, относятся:

  • государственные стандарты Российской Федерации (ГОСТ Р);
  • применяемые в установленном порядке международные (региональные) стандарты;
  • правила, нормы и рекомендации по стандартизации;
  • общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
  • стандарты отраслей;
  • стандарты предприятий;
  • стандарты научно-технических, инженерных обществ и др. общественных объединений.

Государственные стандарты Российской Федерации — нормативные акты, устанавливающие единые правила в той или иной области деятельности в пределах нашего государства.

7 стр., 3276 слов

Стандартизация, сертификация, метрология транспорта

... Стандартизация, сертификация, метрология и лицензирование неразрывно связаны между собой, поэтому их изучение дает более полное представление о важности каждого из этих направлений деятельности на автомобильном транспорте ... Международные стандарты и (или) национальные стандарты могут использоваться ... основные аспекты и правила стандартизации, сертификации и ... и требованиями (ГОСТ Р 51005-96). Примеры ...

Государственные стандарты разрабатываются на продукцию, работу и услуги, имеющие межотраслевое значение. Содержание требований стандартов, области их распространения, сферы их действия и даты их введения определяются государственными органами управления, которые их принимают. В соответствии с законом «О стандартизации» государственные стандарты и общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации принимает Госстандарт России, они вводятся в действие после их государственной регистрации.

Требования, устанавливаемые стандартами, являются обязательными для всех государственных органов управления и субъектов хозяйственной деятельности. Госстандарт России и иные, специально уполномоченные государственные органы управления в пределах их компетенции осуществляют госконтроль и надзор за соблюдением обязательных требований государственных стандартов.

Стандарт устанавливает:

  • состав реквизитов документов;
  • требования к составу реквизитов документов;
  • требования к бланкам и оформлению документов;
  • требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.

Все государственные стандарты, действующие на территории нашей страны, объединены в единую Государственную систему стандартизации — иерархически организованную систему классификации и кодирования самих государственных стандартов.

Серия 1 Государственной системы стандартизации содержит комплекс основополагающих стандартов, в которых закреплены положения о порядке разработки государственных стандартов, о построении, изложении и оформлении стандартов, их утверждении, регистрации и введении в действие, о порядке внесения изменений в стандарты, отмены стандартов и др., например: 1 апреля 2000 года введено в действие Изменение № 1 к ГОСТ Р. 6.30-97, принятое Постановлением Госстандарта России от 21 января 2000 года № 9-ст.

Порядок применения и внедрения ГОСТ Р. 6.30-97 разъясняет и конкретизирует в Методических рекомендациях ВНИИ документоведения и архивного дела. Методические рекомендации предназначены для внедрения в организациях:

  • единых правил оформления реквизитов документов и вариантов их расположения на основе современной нормативной базы по документационному обеспечению;
  • новых информационных технологий подготовки документов и передачи документной информации;
  • делового стиля документов, основных требований при составлении и унификации текстов документов;
  • правил изготовления документов с помощью печатающих устройств, включая компьютерную текстообработку;
  • правил проектирования бланков документов;
  • правил использования, учета и хранения бланков и печатей;
  • правил оформления документов, предаваемых по каналам электросвязи.

ГОСТ 1.РО-92. Государственная система стандартизации Российской Федерации: Основные положения.

48 стр., 23785 слов

Транспортная система Туркменистана

... международных транспортных коридоров, в котором важное значение имеет автомобильный и железнодорожный транспорт. Географически Туркменистан занимает важное положение не только в Центральной Азии и Каспийском ... и строительный, аргиллит, строительный камень и др. Транспортная система является важным направлением развития экономики Туркменистана и успешной интеграции ее в мировое хозяйство. В ...

Самостоятельный комплекс стандартов составляют стандарты на унифицированные системы документации и Единую систему классификации и кодирования технико-экономической информации:

  • ГОСТ 6.01.1-87. Единая система классификации и кодирования технико-экономической информации;
  • ГОСТ 6.10.3-83. Унифицированные системы документации. Запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате;
  • ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения;
  • ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца;
  • ГОСТ 6.10.6-87. Единая система внешнеторговой документации. Формуляр-образец;
  • ГОСТ 6.10.7-90. Единая система внешнеторговой документации. Счет;
  • ГОСТ 6.38-90. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;
  • ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (ГОСТ сохраняет номер, присвоенный ему еще при регистрации первого терминологического стандарта в 1970 г.).

Унифицированные системы документации

Унификация —

В целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждений, организаций и предприятий документов, типизации их формы, снижения трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, а также в целях достижения информационной совместимости автоматизированных баз данных в народном хозяйстве проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации (УСД).

Унифицированная система документации — это совокупность взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению.

В основе создания УСД лежит метод унификации — установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении однотипных управленческих функций и задач.

Одновременно с разработкой УСД разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в унифицированных системах документации.

В настоящее время действует следующие унифицированные системы документации:

1. Унифицированная система организационно-распорядительной документации:

  • документация по созданию, реорганизации, ликвидации предприятий, организаций;
  • документация по приватизации государственных и муниципальных предприятий, организаций;
  • документация по распорядительной деятельности организации;
  • документация по организационно-распорядительному регулированию деятельности организации, предприятия;
  • документация по оперативно-информационному регулированию деятельности предприятия, организации;
  • документация по приему на работу;
  • документация по переводу на другую работу;
  • документация по увольнению с работы;
  • документация по оформлению отпусков;
  • документация по оформлению поощрений;
  • документация по оформлению дисциплинарных взысканий.

УСОРД носит межведомственный характер, то есть функционирует в любом аппарате управления и учреждениях — сверху донизу, независимо от отраслевой принадлежности.

4 стр., 1653 слов

Перечень и характеристика документов, сопровождающие внешнеторговую операцию

... информацию о различных сторонах деятельности и правоотношений предприятий, учреждений и организаций в области внешней торговли. В зависимости от выполняемых функций внешнеторговые документы можно разделить на следующие группы:, Документы по подготовке ... оговорок. Документы по подготовке импортной сделки В процессе подготовки импортной сделки ... и наименований. Техническая документация нужна при ...

УС состоит из 3 подсистем:

  • по созданию и реорганизации учреждений и предприятий;
  • кадровой документации;
  • автоматизированного контроля исполнения документов.

УСОРД регламентирована по составу и определяется как комплекс взаимоувязанных правил, положений и форм, устанавливающих требования к содержанию, построению и оформлению документов, применяемых для решения управленческих задач с учетом использования электронно-вычислительной техники.

Документы системы проектируются на базе формуляра-образца (ГОСТ 6.38-90).

Среди традиционных реквизитов эти документы обязательно должны содержать отметку о переносе данных документа на машинный носитель и подпись лица, ответственного за перенос информации на машинный носитель. При этом содержательная часть документа предпочтительно должна быть исполнена в виде таблицы, анкеты, трафарета. Каждой унифицированной форме ОРД (как и другим) присваивается код по ОКУД. Все реквизиты, обрабатываемые средствами вычислительной техники, должны быть закодированы соответственно Всесоюзным классификатором технико-экономической информации.

2. Унифицированная система банковской документации:

  • платежная документация по безналичным расчетам через банки;
  • документация по кредитным операциям банков;
  • документация по контролю за расходованием средств на оплату труда и выплаты социально-трудовых ресурсов;
  • документация по операциям банков, связанная с международными расчетами;
  • выходная документация банков;
  • документация по депозитарным операциям банков;
  • платежная документация по безналичным расчетам через банки — внутрибанковские формы документов;
  • документация по эмиссионно-кассовым и бюджетным операциям банков — внутрибанковские формы документов;
  • документация по контролю за расходованием средств на оплату труда и выплаты социально-трудовых льгот (на потребление) — внутрибанковские формы документов;
  • выходная документация банков — внутрибанковские формы документов;
  • документация по денежному обращению — внутрибанковские формы документов;
  • документация по кредитным операциям банков — внутрибанковские формы документов;
  • бухгалтерская документация — внутрибанковские формы документов.

3. Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций:

  • финансовая документация;
  • отчетная бухгалтерская документация бюджетных учреждений и организаций.

4. Унифицированная система отчетно-статистической документации:

  • документация по статистике национальных счетов и экономических балансов;
  • документация по статистике научно-технического потенциала и инновационного прогресса;
  • документация по статистике труда;
  • документация по статистике материальных ресурсов;
  • документация по статистике финансов;
  • документация по социальной статистике;
  • документация по статистике промышленности;
  • документация по статистике сельского хозяйства и заготовок сельскохозяйственной продукции;
  • документация по статистике капитального строительства;
  • документация по статистике внешнеэкономических связей;
  • документация по статистике потребительского рынка и его инфраструктуры;
  • документация по статистике транспорта и связи;
  • документация по статистике наблюдения и регистрации изменения цен и тарифов.

УСОСД определяется как система документов, фиксирующих и обеспечивающих государственные и хозяйственные органы статистическими данными о выполнении планов, эффективности производства, научно-техническом прогрессе, росте производительности труда, развитие экономики.

5. Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий:

  • отчетная бухгалтерская документация;
  • регистры бухгалтерского учета;
  • первичная учетная документация.

6. Унифицированная система документации по труду:

  • документация по состоянию рынка труда;
  • документация по трудовым отношениям;
  • документация по повышению квалификации работников органов по труду;
  • документация по охране труда;
  • документация по минимальным потребительским бюджетам;
  • документация по обращениям в органы по труду.

7. Унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации:

  • документация по учету и распределению средств;
  • документация по планово-экономической деятельности;
  • документация по контрольно-проверочной деятельности.

8. Унифицированная система внешнеторговой документации.

  • оперативно-коммерческая документация;
  • товаросопроводительная документация;
  • расчетная внешнеторговая документация;
  • документация, оформляемая при ввозе (вывозе) товара;
  • транспортная внешнеторговая документация;
  • экспедиторская внешнеторговая документация.

Разработка УСД ведется соответствующими министерствами и ведомствами, которым поручена эта работа.

Для поддержания УСД в актуальном состоянии осуществляется их ведение, предусматривающее внесение изменений и дополнений в контрольный массив унифицированных форм документов по мере необходимости.

Целью стандартизации и унификации документов является рационализация процессов подготовки, исполнения, поиска документов, сокращение документопотоков и создание оптимальных условий для машинной обработки информации, повышение уровня управления предприятием, организацией. Стандартизация и унификация управленческих документов позволяют добиться единообразия в структуре и обработке информации. Стандартизация и унификация способствуют также выработке прогрессивных методов работы с документами.

Внедрение и введение унифицированных систем документации и общесоюзных классификаторов регулируются специальным межведомственным нормативом «Общие методические указания по внедрению унифицированных систем документации и общесоюзных классификаторов технико-экономической информации, используемых в автоматизированных системах управления» РД 50-61 — 82. Этот документ устанавливает, в частности, при использовании унифицированных форм документов в условия традиционного управления простановку кодов по классификаторам лишь в случаях, когда документная информация подлежит последующей обработке средствами вычислительной техники при взаимодействии учреждения с внешними корреспондентами. В учреждениях, применяющих УСД и классификаторы, создаются системы ведения классификаторов и унифицированных форм документов, связанные с отраслевыми или ведомственными системами ведения УСД и классификаторов. Ведение учреждениями УСД и классификаторов осуществляется в тех объемах информации, которая необходима данному учреждению для выполнения задач планирования, учета, материально-технического обеспечения управления.

Наряду со стандартизацией и унификацией документов (при их создании) широко используется и принцип трафаретизации, позволяющий как ускорить создание однотипных документов, так и избежать излишних ошибок.

Трафаретизация — это способ унификации текстов документов, который состоит в том, что вся информация, характерна для документов, условно подразделяется на трафаретную, или постоянную, и индивидуальную, или переменную. Особенно актуальна трафаретизация в работе с корреспонденцией.

Трафаретизация позволяет повысить производительность труда исполнителей, способствует повышению культуры делопроизводства.

Важными средствами информационного обеспечения, прежде всего в таких видах деятельности, как экономика, статистика, банковское дело, таможенное дело, внешнеэкономическая деятельность и др. являются классификаторы технико-экономической и социальной информации, необходимые для обеспечения интегрированной обработки данных в автоматизированных информационных системах.

Классификаторы технико-экономической и социальной информации являются нормативными документами. Классификатор содержит систематизированный свод наименований объектов, представленных как классификационные группировки, и присвоенные им коды.

Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).

В настоящее время разработано и действует 37 общероссийских и продолжающих действовать общесоюзных классификаторов. Совокупность классификаторов технико-экономической и социальной информации, а также научно-методических и нормативно-технических документов по их разработке, ведению и внедрению, а также служб, осуществляющих работы по классификации и кодированию, составляют Единую систему классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК ТЭИ).

В зависимости от области применения классификаторы подразделяются на: общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий.

Все классификаторы с точки зрения содержания подразделяются на три группы:

1. Классификаторы информации об управленческих документах, задачах, решаемых в автоматизированных системах управления, видах деятельности, экономических и социальных показателях:

  • Общероссийский классификатор стандартов (ОКС);
  • Общероссийский классификатор продукции (ОКП);
  • Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД);
  • Общероссийский классификатор валют (ОКВ);
  • Общероссийский классификатор единиц измерения (ОКЕИ);
  • Товарная номенклатура внешнеэкономической деятельности (ТН ВЭД).- и др.

2. Классификаторы информации об организационных структурах:

  • Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления (ОКОГУ);
  • Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО);
  • Общероссийский классификатор экономических районов (ОКЭР);
  • Общесоюзный классификатор отраслей народного хозяйства (ОКОНХ);
  • Общесоюзный классификатор пунктов погрузки и выгрузки на железнодорожном, речном, морском, воздушном и автомобильном транспорте (ОКППВ) и др.

3. Классификаторы информации о населении и кадрах:

  • Общероссийский классификатор информации по социальной защите населения (ОКИСЗН);
  • Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО);
  • Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР);
  • Общероссийский классификатор информации о населении (ОКИН) и др.

Структура и содержание классификатора технико-экономической и социальной информации на примере Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД) выглядят следующим образом.

ОКУД содержит информацию об унифицированных системах документации и формах документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве. Он предназначен для решения следующих задач:

  • регистрации форм документов;
  • упорядочения информационных потоков в народном хозяйстве;
  • сокращения количества применяемых форм;
  • исключения из обращения неунифицированных форм документов;
  • обеспечения учета и систематизации унифицированных форм
  • документов на основе их регистрации;
  • контроля за составом документов и исключения дублирования
  • информации, применяемой в сфере управления;
  • рациональной организации контроля за применением унифицированных форм документов.

Объектами классификации в ОКУД являются общероссийские (межотраслевые, межведомственные) унифицированные формы документов, утверждаемые министерствами (ведомствами) Российской Федерации — разработчиками унифицированных систем документации (УСД).

В ОКУД приведены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в утвержденные унифицированные системы документации, например:

Код

Контрольное число

Наименование формы

Индекс организации

Коды дополнительных признаков

Приведем для примера основные документы УСОРД с кодовыми обозначениями по ОКУД:

  • 0273060 — заявление об увольнении;
  • 0221052 — должностная инструкция для категорий ИРТ и служащих аппарата управления предприятия;
  • 0284070 — объяснительная записка;
  • 0227103 — правила внутреннего трудового распорядка аппарата управления предприятия;
  • 0222152 — штатное расписание аппарата управления предприятия;
  • 0211112 — приказ о создании предприятия;
  • 0271020 — анкета (кадровая);
  • 0276030 — график отпусков;
  • 0283110 — приказ о поощрении;
  • 0273110 — приказ об увольнении;
  • 0229140 — регистрационно-контрольная карточка.

Код унифицированной формы документа в ОКУД состоит из семи цифровых десятичных знаков и контрольного числа (КЧ).

В ОКУД принята иерархическая классификация с тремя ступенями.

Каждая позиция классификатора состоит из двух блоков:

  • блока идентификации;
  • блока наименований объекта классификации.

Идентификация унифицированной формы производится через классификацию. Код унифицированной формы документа в ОКУД строится следующим образом:

XX XX XXX X

Здесь первые две цифры обозначают класс форм, следующие две цифры — подкласс форм, следующие три цифры — регистрационный номер, а последняя цифра — контрольное число.

Например, код Расчетной ведомости по страховым взносам в Пенсионный фонд — 09010046 читается таким образом:

09 — Унифицированная система документации Пенсионного фонда;

01 — Документация по учету и распределению средств;

004 — Расчетная ведомость по страховым взносам в Пенсионный фонд;

6 — Контрольное число.

В кодовом обозначении унифицированной формы документа отражены следующие признаки классификации:

  • первый и второй знаки (класс форм) — принадлежность унифицированной формы документа к соответствующей унифицированной системе документации;
  • третий и четвертый знаки (подкласс форм) — общность содержания множества форм документов и направленность их использования;
  • пятый, шестой и седьмой знаки — регистрационный номер унифицированной формы документа внутри подкласса;
  • восьмой знак — контрольное число.

Блок наименований объекта классификации представляет собой запись наименования конкретной унифицированной формы документа.

Кроме того, в Унифицированной системе отчетно-статистической документации (06 класс) помимо кодового обозначения унифицированной формы документа, контрольного числа и наименования формы, содержатся также «индекс» и «периодичность» представления в связи с необходимостью обеспечения преемственности обозначений, сложившихся в органах государственной статистики.

Коды ОКУД в соответствии с ГОСТ 6.38-90 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» проставляются в унифицированных формах документов на верхнем поле документа справа.

Другой классификатор, имеющий прямое отношение к документам и определенное значение для работников аппарата управления, — «Общесоюзный классификатор предприятий и организаций» (ОКПО), поскольку каждый документ должен содержать определенный код по этому нормативу. Объектами классификатора являются только предприятия и организации, которые обладают правами юридического лица, как основные источники возникновения и потребления информации, а также входящие в объединения. Этот классификатор содержит коды министерств, ведомств и отраслей народного хозяйства и их наименования, что придает ему качества универсального норматива. Кроме того, ОКПО прямо сопрягается с унифицированной системой документации (УСД) по средствам кодового обозначения всех ОРД, создаваемых и передаваемых тем или иным предприятием или организацией на все уровни управления.

Код

Наименование объекта и его местонахождение

Код министерства, ведомства

Код территории

Код отрасли народного хозяйства

Классификатор ОКПО имеет следующую схему построения:

ОКПО способен сопрягать основные, необходимые для обработки управленческой документации реквизиты, оформительской зоны в соответствии с ГОСТ 6.38-90.

Каждый работник управления должен иметь необходимые сведения по структуре и использованию этих нормативов.

В повседневной работе ОКПО может использоваться в следующих ситуациях:

  • ликвидация учреждения;
  • потеря им прав юридического лица по тем или иным причинам;
  • объединение учреждений;
  • переименование учреждений;
  • изменение территориально-административного расположения учреждения;
  • перевод учреждения в другое министерство, ведомство;
  • ввод в действие нового учреждения;
  • образование нового учреждения в результате разукрупнения.

Эти два классификатора предоставляют исполнителям информацию о заполнении реквизитов и кодов, обязательность которых предусмотрена ГОСТ 6.38-90.

Заключение

Выбранная тема курсовой работы в настоящее время очень актуальна, так как при создании документов необходимо следовать принципам стандартизации и унификации.

Стандартизация позволяет установить и применить определенные правила в оформлении документов.

Унификация, в свою очередь, способствует сокращению многообразия разновидностей документов, приведению их к единообразию форм, структуры, обработки, хранению.

Все государственные стандарты, действующие на территории нашей страны, объединены в Государственную систему стандартизации. На государственном уровне проводятся работы по унификации документов и создаются унифицированные системы документации, которые обеспечивают документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности.

Классификаторы являются нормативными документами, содержащими систематизированный свод наименований объектов, представленных как классификационные группировки, и присвоенные им коды.

Список литературы

[Электронный ресурс]//URL: https://obzone.ru/referat/standartizatsiya-i-unifikatsiya-vneshnetorgovyih-dokumentov/

1. А.В. Пшенко. Документационное обеспечение управления. — М., Форум — Имфра-М., 2002.

2. О.И. Замытскова. Делопроизводство для колледжей. — Ростов н/Д., Феникс, 2001.

3. В.С. Мингалев, М.В. Ларин. Специальные системы документирования. — М., Экономика, 1989.

4. М.Т. Лихачев, Т.В. Кузнецова. Документы и делопроизводство: Справочное пособие. — М., Экономика, 1991.

5. М.В. Кирсанова, Ю.М. Акснов. Курс делопроизводства. — М., 1998.

6. О.П. Дорофеева, Е.К. Губская, А.М. Вигера. Секретарское дело. — Ростов н/Д., Феникс, 2003.

7. Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова. Архивоведение. — М., профобр. издат., 2002.

8. В.А. Кудряев. Организация работы с документами. — М., Инфра-М, 2002.

9. Е.А. Степанов. Секретарское дело. — М.,1998.

10. Е.А. Степанов. Делопроизводство. — М., 1999.