Контроль исполнения документов в таможенных органах

Реферат

Реферат

Контроль исполнения документов в таможенных органах

1. Контроль исполнения документов включает: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения; информирование начальника (заместителя начальника) таможенного органа, начальников (заместителей начальников) структурных подразделений в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах; снятие с контроля, направление исполненного документа в дело; учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов.

2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения (содержащие поручения).

При постановке документа на контроль в верхнем правом углу документа в подразделении документационного обеспечения (ответственным за ведение делопроизводства) проставляется отметка о контроле.

3. Контроль исполнения документов обеспечивают:

  • начальник (заместители начальника) таможенного органа;
  • подразделение документационного обеспечения (ответственные за ведение делопроизводства), осуществляющее учет контролируемых документов, а также ход и состояние их исполнения;
  • начальники структурных подразделений;
  • ответственные за ведение делопроизводства структурных подразделений; ответственные исполнители.

Контроль исполнения документов по существу вопроса осуществляют начальники структурных подразделений.

4. Контроль соблюдения сроков исполнения документов (поручений) и другие контрольные операции осуществляют:

  • документов с поручениями (указаниями по исполнению документов) начальника (заместителя начальника) таможенного органа, приказов и распоряжений таможенного органа по основной деятельности — подразделение документационного обеспечения (ответственные за ведение делопроизводства), если иное не оговорено в указании по исполнению документа или тексте распорядительного документа;
  • поручений, содержащихся в протоколах заседаний коллегии, а также данных на совещаниях у начальника таможенного органа — организационно-инспекторская служба;
  • планов (работы, мероприятий и других) — структурные подразделения в соответствии с их функциями;
  • документов с поручениями начальника структурного подразделения — ответственный за ведение делопроизводства данного структурного подразделения.

5. Контроль за исполнением документов в подразделении документационного обеспечения (у ответственного за ведение делопроизводства) и в структурных подразделениях должен осуществляться с применением системы электронного документооборота по информации, внесенной в РКФ, в которой отражаются контролируемые действия, задания, вопросы, даты исполнения, структурные подразделения — исполнители, ход исполнения поручений (указаний по исполнению документов) и т.д.

8 стр., 3991 слов

Унификация и стандартизация документов

... информации, отражающих специфику отрасли. Организационно-методическое руководство по унификации и стандартизации документов, координация соответствующих работ и контроль осуществляется основной организацией по координации внедрения и сопровождения ПДН и ОКТЭИ в республике. На уровне сектора ...

6. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: поступивших из вышестоящих таможенных органов, органов государственной власти субъектов Российской Федерации и местного самоуправления, внутренних документов — с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций, таможенных органов — с даты поступления в таможенный орган.

Сроки исполнения документов определяются начальником (заместителем начальника) таможенного органа исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством Российской Федерации.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

  • с конкретной датой исполнения — в указанный срок;
  • без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку «срочно» — в 3-дневный срок;
  • имеющие пометку «оперативно» — в 10-дневный срок, остальные — в срок не более месяца;
  • обращения и запросы депутатов — не позднее 30 дней со дня получения запроса либо в иной согласованный с инициатором запроса срок;
  • в случае проведения дополнительной проверки или дополнительного изучения изложенных в запросе сведений следует сообщить об этом инициатору запроса в 3-дневный срок со дня получения запроса;
  • по обращениям, поступившим в таможенный орган, — до 30 дней со дня их регистрации, если в указании по исполнению документа начальника (заместителя начальника) таможенного органа или в обращении не указан иной срок;
  • телеграммы, телетайпограммы, телефонограммы — срочные — в день поступления, остальные — до 5 дней;
  • по запросам средств массовой информации (СМИ) — не более 7 дней с момента поступления запроса;
  • внутренние документы таможенного органа (приказы, распоряжения, решения коллегии, протоколы совещаний и другие) — согласно указанному в них сроку;
  • в случае, если срок исполнения не указан, — в месячный срок со дня регистрации (вступления в силу);
  • по запросам, поступившим в соответствии с законодательством Российской Федерации из правоохранительных органов, — в указанный в запросе срок; если срок не установлен — в течение 30 дней с момента их поступления.
  • Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.
  • Дата исполнения указывается в указании по исполнению документа и фиксируется в РКФ документа.

7. Поручения (указания по исполнению документа) начальника (заместителя начальника) таможенного органа по рассмотренным контрольным документам оформляются и рассылаются подразделением документационного обеспечения (ответственным за ведение делопроизводства) исполнителям, как правило, в течение суток, а срочные и оперативные — незамедлительно.

4 стр., 1504 слов

Основы документооборота в таможенных органах

... начальнику таможенного органа. Движение документов в таможенном органе с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в таможенном органе, регламентируются Инструкцией делопроизводству и работе архива в таможенных органах, ...

Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает головной исполнитель. Соисполнителям копии документа (электронный образ документа) изготовляет и направляет подразделение документационного обеспечения (ответственный за ведение делопроизводства).

8. Структурное подразделение, указанное в поручении первым или обозначенное словом «созыв» («ответственный»), является головным исполнителем поручения; начальник этого структурного подразделения организует работу по исполнению поручения и несет ответственность за его исполнение.

Изменение головного исполнителя и состава соисполнителей осуществляется на основании указания по исполнению документа начальника (заместителя начальника), давшего поручение.

Изменение головного исполнителя и соисполнителей учитывается подразделением документационного обеспечения (ответственным за ведение делопроизводства) в РКФ.

9. Письменные предложения с обоснованием необходимости изменения головного исполнителя представляются начальнику (заместителю начальника) таможенного органа, давшему поручение, начальником заинтересованного структурного подразделения в течение 3 дней с даты оформления поручения, а по срочным и оперативным поручениям — незамедлительно.

10. В случае если поручение выходит за пределы компетенции соисполнителей (структурных подразделений), определенных в поручении, начальники этих структурных подразделений обеспечивают его исполнение в пределах установленной компетенции. При этом головной исполнитель представляет давшему поручение начальнику (заместителю начальника) таможенного органа дополнительные предложения об изменении состава соисполнителей или о привлечении новых соисполнителей в течение 3 дней со дня поступления на исполнение поручения в структурное подразделение, а по срочным и оперативным поручениям — незамедлительно.

11. Соисполнители (структурные подразделения) в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения, представляют головному исполнителю предложения, подписанные начальниками (заместителями начальников) структурных подразделений.

Соисполнители отвечают за качество проработки и своевременность представления своих предложений. В случае несвоевременного представления предложений соисполнителем головной исполнитель информирует об этом начальника (заместителя начальника) таможенного органа.

12. В случае, если поручение начальника (заместителя начальника) таможенного органа, не исполнено в установленный срок, головной исполнитель в течение 3 дней после истечения срока, установленного для исполнения поручения, представляет начальнику (заместителю начальника) таможенного органа объяснение о ходе исполнения поручения с указанием должностных лиц, на которых возложено исполнение поручения, причин его неисполнения в установленный срок и мер ответственности, предлагаемых или принятых, в отношении виновных в неисполнении поручения должностных лиц.

13. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя начальника (заместителя начальника) таможенного органа, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении.

документооборот исполнение таможенный

Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются и не корректируются.

15 стр., 7187 слов

Таможенная стоимость товаров

... таможенная стоимость товаров. В курсовой работе раскрыто понятие и содержание таможенной стоимости, методы определения таможенной стоимости, а так же направления совершенствования таможенной оценки ввозимых товаров. Для курсового исследования, главным образом, использовались следующие источники: Соглашение «Об определении таможенной стоимости товаров, перемещаемых через таможенную ...

Обо всех случаях изменения срока исполнения поручений по документам ответственный исполнитель своевременно информирует подразделение документационного обеспечения (ответственного за ведение делопроизводства) для внесения изменений в РКФ, в которой указывается новый срок, дата изменения, основание изменения срока, фамилия начальника (заместителя начальника) таможенного органа, изменившего срок исполнения поручения. Новый срок исполнения переносится на документ.

Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеют право только вышестоящие органы или организации — авторы документов.

14. Передача контрольного документа из одного структурного подразделения в другое осуществляется только через подразделение документационного обеспечения (ответственного за ведение делопроизводства), где в РКФ документа вносятся отметки о его передаче в соответствующее структурное подразделение.

При уходе в отпуск, убытии в командировку, в случае болезни, увольнения или перемещения ответственный исполнитель по указанию начальника (заместителя начальника) структурного подразделения обязан передать другому должностному лицу все имеющиеся у него на исполнении контрольные документы и поставить об этом в известность ответственного за ведение делопроизводства структурного подразделения, который доводит сведения о новом ответственном исполнителе до подразделения документационного обеспечения (ответственного за ведение делопроизводства).

15. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам, после подписания ответа.

Направление запроса по документу не может служить основанием для признания документа исполненным. В этом случае начальником (заместителем начальника) таможенного органа, давшим поручение, может устанавливаться новый срок исполнения документа, а автору обращения направляется промежуточный ответ.

16. Снятие документа с контроля осуществляет начальник (заместитель начальника) таможенного органа или по его поручению подразделение документационного обеспечения (ответственный за ведение делопроизводства) и оформляется отметкой об исполнении документа. Информация об исполнении документа отражается также в РКФ.

17. О ходе выполнения приказов (распоряжений) таможенного органа структурное подразделение, которому в них дано поручение, в установленный срок вносит докладную записку на имя начальника (заместителя начальника) таможенного органа, на которого возложен контроль исполнения приказа (распоряжения).

Записка должна содержать информацию о полноте и своевременности выполнения документа, фактические данные, характеризующие результаты работы, предложение о снятии приказа (распоряжения) с контроля или о продлении срока исполнения.

Данные о ходе выполнения приказов (распоряжений), информация о снятии их с контроля обязательно отражаются в РКФ.

18 стр., 8701 слов

Порядок и условия поступления на службу в таможенные органы Российской Федерации

... профессиональной деятельности по обеспечению исполнения полномочий государственных органов предопределяет особый правовой статус государственных служащих в трудовых отношениях. Регламентируя правовое положение государственных служащих, порядок поступления на государственную службу и ее прохождения, государство вправе ...

18. Контроль за исполнением документов в таможенном органе (в том числе в структурных подразделениях) осуществляется с применением системы электронного документооборота.

19. Подразделение документационного обеспечения (ответственный за ведение делопроизводства) формирует справки о состоянии исполнительской дисциплины в таможенном органе для информирования начальника таможенного органа в установленные им сроки.

Должностная инструкция инспектора, осуществляющего контроль за исполнением документов отделами таможенного органа.

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Инспектор осуществляет контроль за исполнением документов отделами таможенного органа.

1.2. Инспектор назначается и освобождается от занимаемой должности в установленном порядке по представлению начальника отдела (отделения) документационного обеспечения.

1.3. Инспектор подчинен непосредственно начальнику отдела.

1.4. Инспектор в своей деятельности руководствуется:

  • положением об отделе документационного обеспечения;
  • приказами, распоряжениями, инструкциями ГТК России и таможенного органа;
  • типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможенных органах;
  • настоящей должностной инструкцией.

1.5. Инспектор должен иметь высшее (или среднее специальное образование) и специальную подготовку по установленной программе.

2. ПРАВА И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

2.1. Инспектор имеет право:

  • вносить предложения по всем вопросам своей работы начальнику отдела;
  • требовать от исполнителей исполнения документов в установленные сроки, а также все необходимые сведения о ходе выполнения контролируемых документов и решений;
  • знакомиться в структурных подразделениях таможенного органа со всеми документами по проверяемым вопросам;
  • участвовать на заседаниях и совещаниях, проводимых руководством таможенного органа, в обсуждении вопросов о постановке контроля за выполнением документов и поручений.

2.2. Инспектор несет ответственность за:

  • состояние контроля исполнения документов и поручений, указанных в п. 3.2;
  • невыполнение проверок в установленные сроки;
  • некачественную подготовку документов;
  • невыполнение обязанностей, предусмотренных действующими правовыми актами и настоящей инструкцией.

3. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ И ОБЯЗАННОСТИ

3.1. Основной задачей инспектора является осуществление систематического контроля за своевременным и качественным исполнением отделами таможенного органа организационно — распорядительных документов ГТК России, таможенных управлений, таможен и других документов.

3.2. Для выполнения указанной задачи инспектор обязан:

  • осуществлять контроль (автоматизированный, карточный) за исполнением отделами таможенного органа приказов, распоряжений ГТК России и таможенного органа, поручений руководства таможенного органа по письмам ГТК России и других учреждений, организаций, предприятий;
  • в ходе осуществления контроля за исполнением документов и поручений проставлять необходимые отметки в контрольных карточках и на документах;
  • проверять обоснованность представляемых руководству таможенного органа предложений о снятии решений с контроля и по этим предложениям готовить соответствующие замечания;
  • по результатам контроля составлять отчеты, справки, сводки с внесением соответствующих предложений о состоянии исполнительской дисциплины, по исполнению структурными подразделениями поручений, исправлению положения дел, о заслушивании на совещаниях у руководства таможенного органа руководителей, допускающих отставание в выполнении поручений и решений;
  • участвовать в проверках постановки контроля исполнения в структурных подразделениях таможенного органа с составлением справок по итогам проверок;
  • принимать участие в разработке мероприятий по улучшению контроля и укреплению исполнительской дисциплины, подготовке проектов решений по вопросам постановки контроля и организации исполнения решений;
  • выполнять отдельные задания начальника отдела.

4. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ ПО СЛУЖБЕ

22 стр., 10617 слов

Информационные системы и технологии таможенных органов

... ресурсы. Теоретические основы функционирования информационных систем в Таможенных органах 1.1 Понятие информационных систем, информационных технологий и средства их обеспечения Современный этап развития человека ... ускорение научно - технического прогресса общества [2]. С помощью автоматизированного анализа информационных потоков значительно упрощается осуществление таможенного контроля, кроме того, ...

4.1. Инспектор получает документы, подлежащие контролю, и материалы по их выполнению от инспектора участка входящей корреспонденции, инспектора, осуществляющего регистрацию приказов по основной деятельности и распоряжений; отделов таможенного органа.

4.2. Инспектор представляет начальнику отдела отчеты, сводки, справки о ходе исполнения контролируемых документов и результатах проверок структурных подразделений по вопросам организации контроля исполнения, укрепления исполнительской дисциплины.

4.3. Инспектор исполняет обязанности… во время его отсутствия (болезнь, отпуск и т.п.).